Zelfevaluatie-instrumenten

Naast de Leidraad organisatiebeheersing, ontwikkelde Audit Vlaanderen ook nog andere zelfevaluatie-instrumenten voor lokale besturen. Hiermee kunnen zij het systeem van organisatiebeheersing voor een specifiek proces optimaliseren en bijsturen.

Er zijn twee instrumenten voor zelfevaluatie:

  1. Een controleprogramma is de basis voor het uitvoeren van een audit. Het bevat controledoelstellingen, risico's en mogelijke beheersmaatregelen. Elk lokaal bestuur kan het controleprogramma hanteren om een zelfevaluatie uit te voeren.
  2. Een gids is een instrument om een specifiek proces (bv. het aankoopproces) te evalueren en te onderzoeken in welke mate de organisatie risico's onder controle heeft. Een gids identificeert onder andere aandachtspunten voor een bepaald proces en  geeft praktische handvaten mee. Soms wordt het controleprogramma ook opgenomen.

 

Dit zelfevaluatie-instrument helpt besturen bij het uitvoeren van een gestructureerde zelfreflectie van het budgetbeheerproces. De vragenlijst bevat diverse vragen over de opzet van het budgetbeheersproces, opgedeeld per processtap.

Het resultaat geeft per processtap een kleurcode die weergeeft in welke stappen van het proces bijkomende maatregelen aangewezen zijn om een betere risico-afdekking te realiseren. Belangrijk is om daarbij de link te maken met het globaal rapport van de thema-audit budgetbeheer. Dit rapport laat toe om een verdere risico-inschatting van het budgetbeheerproces te maken. Hierin leest u onder andere:

  • hoe OCMW’s de ondersteunende processen en de verschillende stappen van het budgetbeheerproces aanpakken;
  • welke problemen ze daarbij ervaren;
  • wat de belangrijkste aandachtspunten zijn binnen het proces;
  • welke maatregelen OCMW’s al hebben ingevoerd om de risico’s in het proces te beheersen.

Met dit zelfevaluatie-instrument kunnen lokale besturen aan de slag om hun subsidieproces te evalueren. Het is opgebouwd rond 12 vragen die voortvloeien uit de vier belangrijkste conclusies van de thema-audit Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen. Het resultaat van deze evaluatie is een actieplan om het subsidieproces verder te verbeteren. Het instrument laat toe om alles tijdens één werksessie in te vullen. De resultaten zijn in principe onmiddellijk bruikbaar en kunnen input geven voor het beleidsplanningsproces.

Elk lokaal bestuur kan dit controleprogramma hanteren om een zelfevaluatie uit te voeren en te onderzoeken waar de organisatie beter kan op het vlak van belastingen en retributies.

Instrument voor data-analyse budgetbeheerder: Power BI

Power BI is een analyse-instrument waarmee uw bestuur knipperlichten kan visualiseren (op basis van vijf controles) binnen het budgetbeheerproces. Om deze analyse uit te voeren, moeten een aantal stappen doorlopen worden. Voor elke stap is een handleiding uitgewerkt.

  1. Verzamelen van 4 datasets 
    (zie handleiding ‘verzamelen en voorbereiden dataset budgetbeheer – fase 1’)
     

  2. Voorbereiden van de data in sjabloon
    (zie handleiding ‘verzamelen en voorbereiden dataset budgetbeheer – fase 2 tot 4’)

     
  3. (Gratis) downloaden van Power BI-tool
    (zie handleiding ‘downloaden Power BI’)

     
  4. Input van voorbereide data in Power BI-tool
    (zie handleiding ‘verzamelen en voorbereiden dataset budgetbeheer – fase 4’)

     
  5. Resultaat =  knipperlichten die wijzen op mogelijke onregelmatigheden/fouten, maar ook verklaarbaar kunnen zijn
    (zie handleiding ‘gebruik Power BI’)

Doelstellingen van de gids voor facturatie en inning van gemeentelijke belastingen en retributies:

  1. Lokale besturen inzicht geven hoe ze op een eenvoudige manier een proces in kaart kunnen brengen, de bijhorende risico’s kunnen identificeren en beheersmaatregelen kunnen evalueren.
  2. Verduidelijken welke risico’s zich kunnen voordoen in de processen voor facturatie en contante inning van gemeentelijke belastingen en retributies en mogelijke beheersmaatregelen ter inspiratie meegeven.
  3. Lokale besturen op weg helpen naar specifieke, haalbare acties om hun facturatie en kasbeheer op punt te stellen.

Doelstellingen van de gids aankoop- en contractbeheer:

  1. Lokale besturen inzicht geven in de doelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen voor elke fase van het aankoopproces.
  2. Aandachtspunten en handige handvaten meegeven voor de organisatie van het aankoopproces.

In deze gids werd ook het controleprogramma (luik 1) opgenomen.