Samenwerken met andere controle-actoren bij de Vlaamse administratie

Het holdingmodel voor de auditdiensten van de Vlaamse administratie in 2018

Het holdingmodel voor de auditdiensten bij de Vlaamse administratie impliceert dat bepaalde publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA's) en de VRT een eigen interne auditdienst hebben (decentrale interne auditdiensten of DIA's). Het regelt de samenwerkingsmodaliteiten tussen Audit Vlaanderen en de DIA's via bilaterale samenwerkingsovereenkomsten.

De evaluatie van de goede werking van het holdingmodel wordt jaarlijks besproken tijdens het overleg van het auditcomité van de Vlaamse administratie met de voorzitters van de auditcomités van de publiekrechtelijk vormgegeven EVA's en de VRT. Daarnaast zijn er ook bilaterale overlegmomenten tussen de betrokken beleidsdomeinverantwoordelijken van Audit Vlaanderen en de verantwoordelijken van de DIA's.

In het kader van de evaluatie van het holdingmodel worden periodiek audits van de auditdiensten van de EVA's en de VRT uitgevoerd. Dit zijn de zogenaamde Quality Assurance Reviews (QAR's) In 2018 werd een QAR's uitgevoerd bij de VRT. In 2018 werd op basis van de uitgevoerde QAR’s in 2017 en 2018 een syntheserapport met aanbevelingen opgemaakt in verband met de toepassing van “het holdingmodel”. De conclusies van dit rapport werden besproken op 6 juni 2018 met de desbetreffende hoofden van deze decentrale interne auditdiensten en de voorzitters van de desbetreffende decentrale auditcomités. Dit syntheserapport vormt de basis voor de verder verbetering van de samenwerking tussen Audit Vlaanderen en de decentrale interne auditdiensten en doet verbetervoorstellen voor de voor de invulling van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie.

Op 19 december 2018 werd een 2de overleg tussen de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie, Audit Vlaanderen en de voorzitters van de publiekrechtelijke EVA’s en de VRT georganiseerd. Op dit overleg werd een stand van zaken gegeven m.b.t. de prioritaire samenwerkingsverbanden, zoals afgesproken op de vergadering van 6 juni 2018. Voorts lichtte Guberna de resultaten van de bestelde studie toe m.b.t. de afbakening van het speelveld tussen centrale en decentrale auditdiensten en comités.

Afsprakennota's tussen de controle-actoren van de Vlaamse administratie

Om de controle- en auditactiviteiten bij de Vlaamse administratie zoveel mogelijk te stroomlijnen, beschikt Audit Vlaanderen over twee afsprakennota's met andere controle-actoren.

Op 10 mei 2017 werd de globale afsprakennota single audit in de Vlaamse administratie en de lokale besturen ondertekend. De nota bevat afspraken tussen de inspectie van Financiën, het departement Financiën en Begroting, het Rekenhof, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, Audit Vlaanderen en de Vlaamse Auditautoriteit Europese Structuurfondsen.

In de jaarlijkse afsprakennota single audit voor de rekeningen van de Vlaamse overheid wordt een kader inzake financiële controles tussen de verschillende controle-actoren afgesproken. Het is een afsprakennota tussen het departement Financiën en Begroting, het Rekenhof, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren waarin onder meer de informatiedoorstroming van de bedrijfsrevisoren naar Audit Vlaanderen wordt geoptimaliseerd.

In 2018 vond op diverse tijdstippen bilateraal overleg plaats tussen Audit Vlaanderen en de Inspectie van Financiën, de bedrijfsrevisoren en het Rekenhof. Uitwisseling van controle-resultaten en de afstemming van de auditplanning stonden hierbij centraal. In 2018 werd tevens onder de verschillende controle-actoren en het Rekenhof consensus bereikt om een concept van Assurance Mapping uit te testen.

Stuurgroep single audit

De stuurgroep single audit bestaat uit de controle-actoren van de Vlaamse administratie en het Rekenhof. Het departement Financiën en Begroting neemt het voorzitterschap waar. Deze stuurgroep behandelt enkel single audit aangelegenheden voor de Vlaamse administratie en dus niet voor de lokale besturen.