Samenwerken met andere controle-actoren bij de Vlaamse administratie

Het samenwerkingsmodel tussen de verschillende interne auditfuncties binnen de Vlaamse administratie

Bepaalde publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) en de VRT beschikken over een auditcomité en/of een eigen interne audit. De samenwerkingsmodaliteiten tussen het Auditcomité van de Vlaamse administratie/Audit Vlaanderen en deze auditcomités/interne auditdiensten binnen de EVA’s/VRT wordt vastgelegd in enerzijds de charters van de auditcomités binnen deze EVA’s en anderzijds de interne auditcharters van deze interne auditdiensten. In 2019 ontwikkelde Audit Vlaanderen een template van charter voor zowel een auditcomité als een interne auditdienst, gebaseerd op de beste praktijken

De evaluatie van de goede werking van de verschillende auditfuncties wordt jaarlijks besproken in het overleg van het auditcomité van de Vlaamse administratie met de voorzitters van de auditcomités van de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de VRT.

Daarnaast zijn er ook bilaterale overlegmomenten tussen de betrokken beleidsdomeinverantwoordelijken van Audit Vlaanderen en de verantwoordelijken van de interne auditdiensten binnen de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de VRT.

Andere genomen initiatieven in 2019 om de samenwerking tussen de verschillende auditdiensten te optimaliseren zijn o.a.:

  • Gezamenlijke uitvoering van bepaalde auditopdrachten;
  • Deelname van interne auditdiensten aan de auditopleidingen, georganiseerd door Audit Vlaanderen;
  • Uitwisseling van auditplanningen, methodieken, enz.;
  • Uniformiseren van auditmethodieken waar opportuun.
Afsprakennota's tussen de controle-actoren van de Vlaamse administratie

Om de controle- en auditactiviteiten bij de Vlaamse administratie zoveel mogelijk te stroomlijnen, beschikt Audit Vlaanderen over twee afsprakennota's met andere controle-actoren.

Op 10 mei 2017 werd de globale afsprakennota single audit in de Vlaamse administratie en de lokale besturen ondertekend.

In deze nota streven alle partijen (Audit Vlaanderen, Rekenhof, Dep FB, IBR, IF, en de VAA ) naar een maximale afstemming en complementariteit van hun auditwerkzaamheden, met respect voor ieders autonomie, regelgeving en specifieke verantwoordelijkheden. Hiermee beogen zij dubbel werk te vermijden, de controlelast voor de geauditeerde entiteiten van de Vlaamse administratie, de lokale besturen en de begunstigden van de Europese structuurfondsen te verminderen en de kostenefficiëntie van hun audits te verhogen. Informatiedeling tussen de verschillende partijen is hierbij de belangrijkste kerngedachte.

In de jaarlijkse afsprakennota single audit voor de rekeningen van de Vlaamse overheid wordt een kader inzake financiële controles tussen de verschillende controle-actoren afgesproken. Het is een afsprakennota tussen het departement Financiën en Begroting, het Rekenhof, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren waarin onder meer de informatiedoorstroming van de bedrijfsrevisoren naar Audit Vlaanderen wordt geoptimaliseerd.

In 2019 vond op diverse tijdstippen bilateraal overleg plaats tussen Audit Vlaanderen en de Inspectie van Financiën, de bedrijfsrevisoren en het Rekenhof. Uitwisseling van controle-resultaten en de afstemming van de auditplanning stonden hierbij centraal. 

In 2019 werd tevens i.s.m. twee entiteiten (Departement Werk en Sociale Economie en de VDAB) en de verschillende controle-actoren en het Rekenhof een concept van Assurance Mapping uitgetest.

Stuurgroep single audit

De stuurgroep single audit bestaat uit de controle-actoren van de Vlaamse administratie en het Rekenhof. Het departement Financiën en Begroting neemt het voorzitterschap waar. Deze stuurgroep behandelt enkel single audit aangelegenheden voor de Vlaamse administratie en dus niet voor de lokale besturen.