Lokale besturen: nieuwsbrief nr 19 (juni 2020)

Globaal rapport derde reeks organisatie-audits: de kloof tussen regelgeving en realiteit blijft groot

Het derde globaal rapport over de organisatie-audits focust op de aanwezigheid van acht decretaal verplichte instrumenten en de eventuele impact van schaalgrootte op de beheersing van de organisatie.

In het globaal rapport wordt de aanwezigheid van acht decretaal verplichte instrumenten nagegaan. Het gaat om het kader voor organisatiebeheersing, de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing, de afsprakennota, de deontologische code voor mandatarissen, het reglement voor klachtenbehandeling, de jaarlijkse rapportering over de ingediende klachten, de rapportering over het visum en de rapportering over het debiteurenbeheer.

Globaal waren in de organisatie-audits uit de periode 2018 – 2019 amper de helft van de onderzochte decretaal verplichte instrumenten beschikbaar. De instrumenten waarmee het management verantwoording aflegt over de uitvoering van taken, ontbreken het vaakst. Kleine besturen (minder dan 10.000 inwoners) konden nog een stuk minder dan grotere besturen de decretaal verplichte documenten voorleggen. In de allerkleinste besturen (minder dan 5.000 inwoners) was de situatie het meest problematisch.

Het globaal rapport gaat ook in op de eventuele impact van schaalgrootte op de beheersing van de organisatie. Uit de audits blijkt dat het idee dat kleine lokale besturen vanzelfsprekend op alle vlakken een zwakkere organisatiebeheersing hebben, niet correct is. Naast het ontbreken van bepaalde decretaal verplichte documenten, kwamen er weinig grote verschillen naar boven inzake de beheersing van de geauditeerde thema’s. In andere reeksen van audits (bv. bij Informatiebeveiliging) was er overigens wel een duidelijk verband tussen de beheersing van de geauditeerde processen en de grootte van de organisatie.

Lees hier het globaal rapport.

> terug naar begin

Globaal rapport thema-audit Systeem i

De belangrijkste bevindingen van de thema-audit Systeem i zijn gebundeld in een globaal rapport, maar ook in een zelfevaluatie-vragenlijst. Beide documenten zijn opgebouwd rond de belangrijkste aandachtspunten en conclusies van deze thema-audit.

In de thema-audit Systeem i onderzocht Audit Vlaanderen hoe OCMW’s het beheer van de persoonlijke middelen van cliënten met een systeem i-rekening aanpakken en of de risico’s van dit proces zijn afgedekt.

De algemene conclusie van deze thema-audit is dat er nog verschillende risico’s onvoldoende beheerst zijn. In het globaal rapport wordt dieper ingegaan op volgende specifieke aandachtspunten:

  • Voor wie het OCMW een systeem i-rekening opent, ligt niet altijd vast in een door het politieke niveau goedgekeurd beleid;
  • Het systeem i-proces is vaak (deels) uitgeschreven, maar wordt niet steeds correct toegepast;
  • De transacties vanuit de systeem i-rekeningen verlopen niet steeds op een transparante wijze;
  • Het vierogenprincipe wordt vooral bij de uitvoering van betalingen onvoldoende toegepast;
  • Er is onvoldoende zicht op de effectieve uitkering van het zakgeld;
  • Het afsluiten van de systeem i-rekeningen gebeurt niet altijd in overeenstemming met de geldende regelgeving.

Op basis van de conclusies van deze thema-audit ontwikkelde Audit Vlaanderen een beknopte vragenlijst als zelfevaluatie-instrument. De vragen zijn zodanig opgesteld dat het instrument snel zicht geeft op de beheersmaatregelen die nodig zijn om de risico’s verbonden aan het systeem i-proces aan te pakken.

Tijdens de audits werd gebruik gemaakt van data-analyse om eventuele onregelmatigheden (knipperlichten) bij het beheer van de systeem i-rekeningen op te sporen. Dit instrument is beschikbaar om zelf mee aan de slag te gaan. Alle instructies hiervoor staan op de pagina met de zelfevaluatie-instrumenten.

Tenslotte trof Audit Vlaanderen bij de geauditeerde besturen een aantal goede praktijken aan die andere lokale besturen kunnen inspireren bij het uitwerken van het systeem i-proces. Deze zijn te vinden in de databank van de goede praktijken.

Lees hier het globaal rapport.

> terug naar begin

Globaal rapport thema-audit Sportinfrastructuur

Audit Vlaanderen voerde een thema-audit over de lokale sportinfrastructuur uit bij achttien besturen. Deze thema-audit ging na of de besturen op gestructureerde wijze het lokale sportbeleid voorbereiden, opvolgen en evalueren, en of ze maatregelen treffen om de sportinfrastructuur efficiënt te beheren en ter beschikking te stellen aan gebruikers. Ook werd onderzocht of er voldoende aandacht is voor continuïteit en integriteit, waarbij de medewerkers ingezet worden om de sportdoelstellingen te bereiken en voldoende ondersteuning krijgen. Daarnaast kwam de aanpak van organisatiebeheersing aan bod.

Audit Vlaanderen stelde vast dat de risico’s bij het gebruik van de sportinfrastructuur grotendeels onder controle zijn.

Voor andere aspecten zijn echter bijkomende maatregelen nodig, zoals bij het beheer van het patrimonium en bij de keuze van de beheersvorm:

  • Lokale besturen hebben vaak te weinig een structureel zicht op de staat van het sportpatrimonium en de te verwachte kosten.
  • In acht van de onderzochte besturen wordt een bepaalde beheersvorm (bv. PPS, intergemeentelijke samenwerking …) onvoldoende doordacht aangegaan. Bij vijftien van de onderzochte besturen wordt de gekozen beheersvorm bovendien onvoldoende zorgvuldig opgevolgd of geëvalueerd. Dat is nochtans nodig, want het gaat hier om belangrijke keuzes met vaak een grote financiële impact.

Het globaal rapport is hier terug te vinden. Er zijn ook verschillende goede praktijken op vlak van het beheer van sportinfrastructuur. Een overzicht is terug te vinden in de databank van de goede praktijken.

> terug naar begin

Stageplekken bij Audit Vlaanderen

De Vlaamse overheid wil meer inzetten op kennisdeling. Ook Audit Vlaanderen wil zich in deze evolutie inschrijven. Meer specifiek wil het agentschap nagaan of het mogelijk is om medewerkers van lokale besturen tijdelijk in te zetten bij het uitvoeren van audits tijdens ‘stageopdrachten’. Dit zou inhouden dat bv. stafmedewerkers de kans krijgen om gedurende een (vooraf af te spreken) periode mee te lopen tijdens een auditopdracht.

De ‘win-win’ hierin is duidelijk: de medewerkers van lokale besturen doen ervaring op met de aanpak van organisatiebeheersing in andere entiteiten. Tegelijkertijd zal Audit Vlaanderen zo nog meer geconfronteerd worden met inzichten uit het werkveld.

De verdere operationalisering daarvan moet nog uitgewerkt worden. Of en wanneer deze actie wordt opgestart, zal afhangen van de interesse en de evolutie van de coronacrisis.

Interesse? Geef gerust een seintje via audit@vlaanderen.be.

> terug naar begin

De aanpak van de opvolgingrapportering door lokale besturen

Uiterlijk eind september 2020 moet het management aan de gemeenteraad en de OCMW-raad rapporteren over de uitvoering van het meerjarenplan (artikel 263 DLB). In het verleden was het periodiek opvolgen van de uitvoering van dat meerjarenplan vaak onvoldoende uitgebouwd. Daarom start Audit Vlaanderen in het najaar van 2020 een audit op die focust op monitoring. De audit zal nagaan hoe de lokale besturen invulling geven aan de decretaal bepaalde opvolgingsrapportering en enkele andere aspecten van monitoring.

> terug naar begin

Uitschrijven nieuwsbrief

Wil je deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Schrijf je hier uit.

Audit Vlaanderen respecteert jouw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Lees in de privacyverklaring hoe Audit Vlaanderen persoonsgegevens verwerkt, verzamelt en gebruikt.

> terug naar begin