Lokale besturen: nieuwsbrief nr 16 (december 2019)

Planning - een terugblik

Sinds de opstart van Audit Vlaanderen in 2014 zijn er 370 lokale auditrapporten verstuurd. In zo goed als elke gemeente/provincie in Vlaanderen heeft Audit Vlaanderen intussen al een audit uitgevoerd. Een zeer beperkt aantal besturen moet nog geauditeerd worden en komen in principe in 2020 aan bod.

Bekijk hier een lijst van alle geauditeerde besturen (exclusief de forensische audits). Op basis van deze audits werden verschillende globale rapporten opgesteld, die u hier kunt terugvinden.

> terug naar begin

Planning – een vooruitblik

Audit Vlaanderen werkt momenteel volop aan een aangepaste strategie voor de toekomst. Het auditcomité van februari 2020 zal hierrond een definitieve beslissing nemen. Toch zijn er al een aantal krijtlijnen bekend. De planning zal zich nog meer toespitsen op die thema’s en besturen waar de risico’s groter zijn. Zo zal er meer aandacht gaan naar het financieel management en de omgang met ICT. Daarnaast krijgen interbestuurlijke audits een prominente plaats in de planning.

Ook de planning voor 2020 moet nog worden goedgekeurd. Welke besturen concreet zullen worden geauditeerd, is nog niet bepaald. Onderstaande zaken zullen normaal gezien wel aan bod komen.

Informatiebeveiliging 2.0

In de loop van 2017 en 2018 auditeerden we de informatiebeveiliging bij 28 lokale besturen. De thema-audit toonde aan dat er wel initiatieven worden genomen rond informatiebeveiliging, maar dat belangrijke risico’s nog onvoldoende beheerst zijn. Deze zomer werden de aanbevelingen opgevolgd. Daaruit bleek dat minder dan de helft van de opgevolgde aanbevelingen was gerealiseerd. Informatiebeveiliging bij de lokale besturen blijft dus een bezorgdheid.

In 2020 zal Audit Vlaanderen een tiental audits rond Informatiebeveiliging uitvoeren. We focussen met deze audit op de eerder vastgestelde belangrijkste risico’s en voegen de Algemene Verordening Gegevensbescherming expliciet toe aan het controleprogramma. Voor de technische veiligheidstesten zal Audit Vlaanderen opnieuw beroep doen op ethical hackers.

Interbestuurlijke audit

In 2020 zal de eerste interbestuurlijke audit worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen startte in 2019 met de uitwerking van dit nieuwe type van audit, dat zich zowel op het lokale als op het Vlaamse niveau situeert. Vanuit verschillende beleidsdomeinen en op basis van gesprekken met belanghebbenden werden mogelijke onderwerpen in kaart gebracht en vervolgens geprioriteerd aan de hand van enkele parameters. De grootste kanshebber voor de audit in 2020 zijn de leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten.

Inning standgelden

In 2018-2019 voerde Audit Vlaanderen een forensische audit uit in een lokaal bestuur waar er sprake was van onregelmatigheden bij de inning van marktgelden. Op basis van de ervaringen uit deze audit zal dit proces in een beperkt aantal besturen eveneens onderzocht worden.

Organisatie-audits

Naast een aantal ‘gewone’ organisatie-audits plant Audit Vlaanderen eind 2020 een reeks organisatie-audits waarin specifieke aandacht is voor monitoring. Daarnaast wordt er gedacht aan audits bij verzelfstandigde entiteiten. 

  • Het thema monitoring blijkt nog steeds een pijnpunt te zijn bij veel lokale besturen. Ook is het zo dat beide raden minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester moeten ontvangen (artikel 263 DLB). Audit Vlaanderen zal in het najaar van 2020 nagaan hoe lokale besturen zich organiseren om hun monitoring goed op te zetten.
  • Audit Vlaanderen evalueerde tot op heden vooral de beheersing van ‘klassieke entiteiten’ (gemeenten, OCMW’s en provincies). In de toekomst wil het agentschap ook haar partnerrol naar de autonome gemeente- en provinciebedrijven en de welzijnsverenigingen meer actief invullen. Mogelijk zullen er dus ook in een aantal van deze entiteiten organisatie-audits plaatsvinden.

> terug naar begin

Lopende opdrachten

Detectie-oefening budgetbeheer

In opvolging van de thema-audit budgetbeheer voert Audit Vlaanderen in de periode maart tot en met december 2019 een detectie-oefening budgetbeheer uit. Audit Vlaanderen faciliteert hierin enkel en spreekt geen auditoordeel uit.

Deze oefening focust op twee doelstellingen: 

  • Besturen helpen bij het uitvoeren van een gestructureerde zelfreflectie. Deze zelfreflectie geeft weer in welke stappen van het budgetbeheerproces bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risicoafdekking te realiseren.
  • Besturen knipperlichten aanreiken om mogelijke onregelmatigheden en/of fouten te detecteren.

In het voorjaar van 2020 zullen we de globale conclusies over de 60 besturen heen bundelen in een globaal verslag.

Systeem I

OCMW’s kunnen systeem I-rekeningen, een specifiek type van sociale bankrekeningen, openen om de kosten van hun cliënten die in een woonzorgcentrum verblijven te betalen. De cliënten storten op deze rekeningen (een deel van) hun inkomsten en het OCMW betaalt dan in hun plaats de facturen. Hoe het OCMW dit beheer organiseert, is het onderwerp van de thema-audit Systeem I. In totaal evalueren we in de periode januari 2019-maart 2020 de aanpak van 12 OCMW’s en vatten we de belangrijkste conclusies samen in een globaal rapport dat we in het voorjaar van 2020 zullen publiceren.

Sportinfrastructuur

De thema-audit rond sportinfrastructuur begon eind 2018 met drie pilootaudits. Naar aanleiding van deze eerste audits legden we vanaf begin 2019 de focus nog meer op de aanpak van het beleid rond en het beheer en gebruik van sportinfrastructuur. De laatste audits zitten eind 2019 in de finale fase. In de eerste helft van 2020 bundelen we de belangrijkste bevindingen van de 18 audits in een globaal rapport.

Geldmiddelen

In het voorjaar van 2019 werkte Audit Vlaanderen samen met Vlofin, VVSG en ABB een lijst uit van 19 financiële processen van lokale besturen. Meer informatie over deze lijst kan u hier terugvinden. Om te bepalen welke financiële processen het meest gebaat kunnen zijn bij een toegenomen aandacht, werd hierop een risicoanalyse toegepast. Het proces ‘geldmiddelen’, met andere woorden het proces van het plannen, beheren en opvolgen van beleggingen, leningen, bankrekeningen en kasgelden, werd hierbij aangeduid als het proces met het hoogste residuele risico. Inmiddels startte Audit Vlaanderen een thema-audit geldmiddelen op. In het najaar van 2019 worden twee pilootaudits uitgevoerd. In de eerste helft van 2020 zal deze thema-audit worden uitgevoerd bij nog maximaal 12 lokale besturen, waarna een globaal rapport zal worden opgemaakt.

> terug naar begin

Aan de slag met de zelfevaluatie-instrumenten

Audit Vlaanderen wil besturen aanzetten om gestructureerd aan organisatiebeheersing te werken. Zelfevaluatie kan hierbij een cruciaal element zijn. Een organisatie dient namelijk zicht te hebben op de mate waarin de risico’s zijn afgedekt door beheersmaatregelen. Zo kunnen gericht acties worden ondernomen om te komen tot een meer adequate risicoafdekking. 

Om lokale besturen te ondersteunen stelt Audit Vlaanderen een aantal instrumenten ter beschikking voor de uitvoering van een zelfevaluatie, zowel organisatiebreed als thematisch (bv. subsidies, budgetbeheerproces). Onderstaand vindt u een overzicht van een aantal recent opgeleverde instrumenten.

Organisatiebrede zelfevaluatie

Audit Vlaanderen gaf al diverse workshops over de uitvoering van een (organisatiebrede) zelfevaluatie op basis van de Leidraad. In deze workshops kregen besturen concrete handvaten om zelf aan de slag te gaan in hun organisatie en projectmatig een zelfevaluatie uit te voeren. De instrumenten die gebruikt werden, staan gepubliceerd op de website van Audit Vlaanderen.

Over welke instrumenten gaat het?

  • Een presentatie met handvaten om een zelfevaluatie degelijk aan te pakken.
  • Een presentatie met kernwoorden per controledoelstelling ter ondersteuning bij de Leidraad. Per kernwoord zijn ook mogelijke risico’s opgesomd.
  • Een werkblad dat handig kan zijn om vaststellingen uit de zelfevaluatie te capteren.
  • Een werkblad met een mogelijke methodiek om de verbeteracties uit de zelfevaluatie te prioriteren (pair ranking).

Subsidies

Voor de thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen maakten we niet alleen een globaal rapport op met de belangrijkste conclusies, maar ontwikkelden we ook een aantal instrumenten waarmee lokale besturen hun subsidieproces kunnen optimaliseren.

We maakten een zelfevaluatie-instrument waarmee lokale besturen aan de slag kunnen gaan om hun subsidieproces te evalueren. Het is opgebouwd rond 12 vragen die in één werksessie kunnen worden ingevuld. Het resultaat van deze evaluatieoefening is een actieplan om het subsidieproces verder te verbeteren.

Daarnaast is in bijlage 4 van het globaal rapport een afwegingskader ‘’subsidie versus overheidsopdracht” opgenomen. Dit kader biedt een aantal hulpvragen aan die kunnen helpen om te bepalen of een subsidie kan worden toegekend of dat er eerder een overheidsopdracht moet worden uitgeschreven. Eén van de conclusies van het globaal rapport was namelijk dat bepaalde subsidies (bv. bij infrastructuurwerken) eerder aanleunden bij een overheidsopdracht.

Behalve Audit Vlaanderen zijn er nog andere instanties die instrumenten ontwikkelden om het subsidieproces onder de loep te nemen. De Verenigde Verenigingen publiceerden zowel een website als een boek over dit thema. Ook de website van het project Slimme Subsidies dat binnen de Vlaamse overheid werd opgezet, kan inspiratie bieden bij het aanpakken van het subsidieproces.

Budgetbeheer

In opvolging van de thema-audit budgetbeheer wordt momenteel een detectie-oefening budgetbeheer uitgevoerd bij 60 besturen (zie eerder in deze nieuwsbrief). Hierbij werden twee instrumenten ontwikkeld die we voor alle besturen beschikbaar stellen. Het betreft:

Een gestructureerde vragenlijst voor een risico-inschatting van het budgetbeheerproces

Dit zelfevaluatie-instrument helpt besturen bij de uitvoering van een gestructureerde zelfreflectie op het budgetbeheerproces. Het instrument bevat diverse vragen over de opzet van het budgetbeheersproces, opgedeeld per processtap.

Het resultaat is een kleurcode per processtap die weergeeft in welke stappen van het proces bijkomende maatregelen aangewezen zijn om een betere risicoafdekking te realiseren. Het is belangrijk om daarbij de link te leggen met het globaal rapport van de thema-audit budgetbeheer. Dit rapport laat toe om een verdere risico-inschatting van het budgetbeheerproces te maken.

Een instrument voor een data-analyse binnen het budgetbeheerproces (Power BI)

Power BI is een analyse-instrument waarmee uw bestuur knipperlichten binnen het budgetbeheerproces kan visualiseren op basis van vijf controles. Deze knipperlichten wijzen mogelijk op onregelmatigheden en/of fouten, maar kunnen ook verklaarbaar zijn. Om deze analyse uit te voeren, moeten een aantal stappen worden doorlopen. Voor elke stap is een handleiding uitgewerkt.

> terug naar begin

Uitschrijven nieuwsbrief

Wilt u deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Schrijf u hier uit.

Audit Vlaanderen respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Lees in de privacyverklaring hoe Audit Vlaanderen persoonsgegevens verwerkt, verzamelt en gebruikt.

> terug naar begin