Lokale besturen: nieuwsbrief nr 9 (maart 2017)

1. Workshops “leveranciersbeheer en contractbeheer” in de bestuursscholen
2. Opvolging van tijdens audits geformuleerde aanbevelingen
3. Lopende thema-audits
4. Studienamiddag van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren
5. Nieuwe goede praktijken

1. Workshops “leveranciersbeheer en contractbeheer” in de bestuursscholen

Audit Vlaanderen organiseert in samenwerking met de provinciale bestuursscholen workshops over leveranciersbeheer en contractbeheer. De workshops vinden plaats naar aanleiding van de thema-audit “Aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten” waarover op 9 februari 2017 een globaal rapport werd gepubliceerd.

• Antwerpen: 8 juni 2017 van 9.00 tot 12.00 uur
• Asse: 13 juni 2017 van 9.00 tot 12.00 uur
• Brugge: 18 mei 2017 van 13.30 tot 17.00 uur
• Brugge: 13 juni 2017 van 13.30 tot 17.00 uur
• Gent: 22 mei 2017 van 9.00 tot 12.00 uur
• Gent: 1 juni 2017 van 9.00 tot 12.00 uur
• Hasselt: 9 juni 2017 van 9.30 tot 12.30 uur
• Leuven: 29 mei 2017 van 9.00 tot 12.00 uur
• Leuven: 15 juni 2017 van 13.00 tot 16.00 uur

^{> terug naar begin}

2. Opvolging van tijdens audits geformuleerde aanbevelingen

Tijdens een audit formuleert Audit Vlaanderen aanbevelingen over de belangrijkste verbeterpunten. Het management van het geauditeerd lokaal bestuur geeft aan hoe het met deze aanbevelingen aan de slag wil gaan en tegen wanneer. Dit engagement wordt opgenomen in het auditrapport.

Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur zelf om periodiek de aanbevelingen op te volgen en hierover te rapporteren aan het politieke niveau. Dit is een element van een degelijke organisatiebeheersing. Ook Audit Vlaanderen gaat de realisatie van de aanbevelingen na.

Net zoals in 2016, zal Audit Vlaanderen in de zomer van 2017 nagaan of de geauditeerde lokale besturen het engagement dat ze aangingen voor de realisatie van de aanbevelingen, zijn nagekomen. Er zullen aanbevelingen in ongeveer 50 organisaties worden opgevolgd, waarvan de geauditeerde lokale besturen zelf aangaven dat ze zeker tegen 30/6/2017 gerealiseerd zullen zijn.

Audit Vlaanderen zal de opvolging van de aanbevelingen nagaan bij:

• nagenoeg alle besturen waar de thema-audit “gemeentelijke belastingen en retributies” heeft plaatsgevonden. Zo krijgt Audit Vlaanderen een globaal zicht op de implementatie van de aanbevelingen van deze thema-audit.
• de geauditeerde lokale besturen waar er ernstige rechtsschendingen werden vastgesteld.
• een steekproef van de overige geauditeerde organisaties.

Audit Vlaanderen zal naast de realisatie van de aanbevelingen ook nagegaan hoe de organisatie zelf de aanbevelingen opvolgt en er over rapporteert.

^{> terug naar begin}

3. Lopende thema-audits

Eind 2016 startte Audit Vlaanderen met de thema-audit “Instroom van medewerkers”. Aan de drie lokale besturen waar de piloot-audits plaatsvonden, werd het definitief rapport verstuurd. Bij 10 lokale besturen loopt het terreinwerk of is het ontwerprapport verstuurd. De thema-audit zit dus op koers.

In het kader van de thema-audit “Aankoop en opvolging van Werken” heeft Audit Vlaanderen bij 20 lokale besturen, verspreid over Vlaanderen, een audit uitgevoerd. 19 van hen hebben ondertussen hun definitief rapport ontvangen. Intussen wordt er al ijverig geschreven aan het globale rapport met conclusies, aandachtspunten, goede praktijken enzovoort. Dit globale rapport wordt medio 2017 gepubliceerd. Goede praktijken uit de thema-audit zijn alvast terug te vinden op: https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-

Bij de thema-audit “Informatiebeveiliging” gaat Audit Vlaanderen na in welke mate bij de lokale besturen adequate beheersmaatregelen aanwezig zijn om het gewenste niveau van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te garanderen.

Momenteel wordt de aanpak uitgetest in drie organisaties in Vlaanderen. Tweemaal wordt hierbij - gelet op de verwevenheid op het vlak van ICT - zowel de gemeente als het OCMW meegenomen. Bij de derde entiteit wordt enkel het OCMW onderzocht. Na de pilootopdrachten zal de aanpak worden geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd. Vanaf mei 2017 tot zeker nog het einde van het jaar vinden de overige audits plaats.

Bij welke lokale besturen vindt deze thema-audit plaats? Audit Vlaanderen houdt rekening met verschillende criteria, zoals: materialiteit, aanstelling van een veiligheidsconsulent (werkzaam in groepsverband of niet), dienstverlenende softwareleveranciers, geografische ligging, inwonersaantal, rechtsvorm van het bestuur (gemeente, OCMW).

De overkoepelende conclusies uit deze thema-audit worden verwerkt in een globaal rapport dat in 2018 zal gepubliceerd worden.

^{> terug naar begin}

4. Studienamiddag van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren

Op 11 mei 2017 organiseert het Instituut voor Bedrijfsrevisoren een studienamiddag. Op deze studienamiddag wordt de methodiek van de “quick scan” voor de lokale besturen gelanceerd. De quick scan is een tool die bedrijfsrevisoren zou moeten toelaten om een snelle diagnose te maken van de gemeentelijke organisatie/groep, hoofdzakelijk vanuit het oogpunt van de interne controle m.b.t. de productie van financiële gegevens. De tool werd in 2016 ontwikkeld door de bedrijfsrevisorenkantoren PwC en BDO en werd begin 2017 getest in Vlaanderen door het kantoor HLB en in Brussel en Wallonië door het kantoor RSM. Aangezien ook Audit Vlaanderen binnen de ruimere focus op interne controle / organisatiebeheersing aandacht heeft voor de aanpak van het financieel management, leverde Audit Vlaanderen input bij de ontwikkeling van deze “quick scan” en zal er een bijdrage zijn aan deze studienamiddag. De studienamiddag is een gezamenlijke organisatie van het IBR en het ICCI. Meer info: www.revisorevents.be

^{> terug naar begin}

5. Nieuwe goede praktijken

Audit Vlaanderen publiceerde recent twintig nieuwe goede praktijken. Dit zijn goede praktijken over een brede waaier aan onderwerpen, zoals:

• 12 goede praktijken uit de thema-audit “Aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten”:
  • Stappenplan met aanvraagformulier voor overheidsopdrachten (gemeente Beerse)
  • Uitwerken van een gezamenlijk aankoopbeleid voor gemeente- en OCMW-bestuur (gemeente Bierbeek)
  • Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing met behulp van een kader (provincie Limburg)
  • Werken aan interne controle / organisatiebeheersing aan de hand van een zelfevaluatie (gemeente Zwevegem)
  • Een zelfevaluatie als start om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing (stad Poperinge)
  • Handleiding voor de visumtoets en rapportering over het visum (gemeente Merelbeke)
  • Aanvraagformulier voor het opmaken van bestekken (gemeente Merelbeke)
  • Formalisatie van het operationele aankoopproces en budgethouderschap (stad Mortsel)
  • Visumtoets bij kleine aankopen (stad Mortsel)
  • Contractbeheer aan de hand van een overzichtslijst (stad Mortsel en gemeente Pepingen)
  • Aankoopproces opvolgen aan de hand van een overzichtsfiche (gemeente Pepingen)
  • Budgethouderschap rapportering (gemeente Kruishoutem)
• 3 goede praktijken uit de thema-audit "Aankoop en opvolging van werken":
  • Aanstelling van (een) straatverantwoordelijke(n) ter ondersteuning van de externe communicatie over een werk (gemeente Lier)
  • Digitale opvolging tijdige en correcte betaling facturen (gemeente Lier)
  • Identificatie van lange-termijnbehoeften inzake het beheer van het gemeentelijk patrimonium (gemeente Asse)
• 5 goede praktijken uit organisatie-audits:
  • Opvolging subsidies (OCMW Grimbergen)
  • Uniforme uitvoeringsprocessen/dienstverlening via principiële afspraken (OCMW Grimbergen)
  • Evaluatie van leveranciers (OCMW Waregem)
  • Aanpak opvolging aanbevelingen en interne controle / organisatiebeheersing (OCMW Wervik)
  • Het implementeren van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie (gemeente Nijlen)

^{> terug naar begin}

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wil u zich inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van uw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.