Lokale besturen: nieuwsbrief nr 8 (december 2016)

  1. Informatiebeveiliging: thema-audit en gratis phishing-test
  2. Goede praktijken
  3. Globaal rapport thema-audit aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten
  4. Stand van zaken thema-audit aankoop en opvolging van werken
  5. Thema-audit Instroom van medewerkers
  6. Opvolging van de aanbevelingen

 

1. Informatiebeveiliging: thema-audit en gratis phishing-test

Audit Vlaanderen zal in 2017 een thema-audit Informatiebeveiliging bij een 20-tal lokale besturen uitvoeren. Na de audits zal er een globaal rapport worden opgesteld met aandachtspunten die voor alle lokale besturen relevant kunnen zijn.

Om de lokale besturen op vlak van informatiebeveiliging verder te ondersteunen, biedt Audit Vlaanderen parallel met deze thema-audit aan alle gemeenten, OCMW’s en provincies kosteloos een zogenaamde phishing-test aan. Een phishing-test peilt naar het risicobewustzijn van de medewerkers door na te gaan hoeveel personeelsleden een malafide hyperlink aanklikken wanneer die hen via e-mail wordt toegestuurd.

Inschrijven kan begin 2017 via een persoonlijk bericht dat Audit Vlaanderen aan alle secretarissen zal bezorgen (via de tool Check-Market). De rapportering over de resultaten van deze phishing-test zal gebeuren aan de secretaris. Deze rapportering bevat geen details op persoonsniveau maar toont de globale situatie op organisatieniveau. Een overkoepelend resultaat zonder herkenbare koppeling naar de individuele  besturen zal ook worden meegenomen in het globaal rapport over de thema-audit Informatiebeveiliging.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. Goede praktijken

Audit Vlaanderen publiceerde recent acht nieuwe goede praktijken.

Op korte termijn zullen er nog verschillende goede praktijken worden toegevoegd.

Wat zijn goede praktijken?

Auditoren stellen tijdens een audit regelmatig werkmethoden vast die inspiratie kunnen bieden voor andere organisaties. Nadat deze werkmethoden een interne goedkeuringsprocedure bij Audit Vlaanderen hebben doorlopen, worden ze ‘goede praktijken’ genoemd. Mits de leidinggevende van de organisatie, waaruit de goede praktijk komt, de toestemming geeft, stelt Audit Vlaanderen deze ter beschikking op https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. Globaal rapport thema-audit aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten

Tussen september 2015 en november 2016 voerde Audit Vlaanderen bij twintig lokale besturen een thema-audit uit over het aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten (zoals gedefinieerd door de wetgeving overheidsopdrachten).

Het globale rapport hierover is in een finale fase en wordt in begin 2017 gepubliceerd. In dit globale rapport worden de belangrijkste bevindingen weergegeven, die tijdens de twintig audits naar voor kwamen. Audit Vlaanderen formuleert ook aanbevelingen aan de Vlaamse overheid, koepelverenigingen en softwareleveranciers.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Stand van zaken thema-audit aankoop en opvolging van werken

De thema-audit ‘aankoop- en contractbeheer van werken’ loopt naar zijn einde. Momenteel hebben reeds 13 geauditeerde besturen een definitief rapport ontvangen. Van 6 uitgevoerde audits is het rapport in opmaak. Het terreinwerk van de 20e audit is in een finale fase. Het begin van de rapporteringsfase nadert dus voor het laatst geauditeerde lokaal bestuur.

De voorbereidingen voor het globaal rapport over deze twintig audits zijn reeds volop aan de gang. Dit rapport wordt verwacht in de eerste jaarhelft van 2017.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

5. Thema-audit Instroom van medewerkers

Ondertussen is het terreinwerk van de eerste pilootaudit van de thema-audit Instroom afgerond. De tweede en de derde pilootaudits lopen. Op basis van de ervaringen bij deze drie pilootaudits, zal deze thema-audit bij in totaal 25 à 30 lokale besturen worden uitgevoerd.

De thema-audit heeft betrekking op het instroomproces van medewerkers. Audit Vlaanderen onderzoekt hierbij verschillende stappen van het instroomproces van de behoeftebepaling tot en met de indiensttreding en een aantal procesgebonden randvoorwaarden. Deze audit focust zich zowel op externe aanwerving als op interne procedures. Indien een vacature wordt ingevuld via een interne procedure (bevordering, interne personeelsmobiliteit), die verschillend is van de externe werving, dan wordt dit in deze audit eveneens behandeld.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

6. Opvolging van de aanbevelingen

Tijdens een audit formuleert Audit Vlaanderen aanbevelingen over de belangrijkste verbeterpunten. Het management van het geauditeerd lokaal bestuur geeft aan hoe het met deze aanbevelingen aan de slag wil gaan. Het is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur zelf om periodiek op te volgen hoe met de aanbevelingen wordt omgegaan. Dit is een element van de systematische werking rond organisatiebeheersing.

Ook Audit Vlaanderen gaat de realisatie van de aanbevelingen na. Dit gebeurt steekproefsgewijs. In de zomer van 2016 volgde Audit Vlaanderen voor de eerste keer bij 51 lokale besturen aanbevelingen op. 35% van deze aanbevelingen waren gerealiseerd. Voor 61% van de aanbevelingen werkte het bestuur nog verder aan de realisatie. Slechts bij 4% van de aanbevelingen werd geen actie ondernomen. De lokale besturen zijn dus enerzijds duidelijk aan de slag gegaan met de resultaten van de audits. Anderzijds hebben ze de aangegane engagementen vaak nog niet volledig gerealiseerd.

In de toekomst blijft Audit Vlaanderen de aanbevelingen (steekproefsgewijs) opvolgen. Midden 2017 volgt een nieuwe opvolgingsronde.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

 

Kerstkaart 2016

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wil u zich inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van uw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.