Lokale besturen: nieuwsbrief nr 6 (juni 2016)

  1. Audit Vlaanderen en organisatiebeheersing in 2 min., 37 sec.
  2. Welke audits worden in 2016 uitgevoerd?
  3. Hoe worden lokale besturen geselecteerd voor een thema-audit?
  4. Start van de opvolging van de aanbevelingen van uitgevoerde audits
  5. Raamovereenkomst
  6. Over Audit Vlaanderen
  7. Ook nog …

 

1. Audit Vlaanderen en organisatiebeheersing in 2 min., 37 sec.

Op www.auditvlaanderen.be vindt u een kort filmpje over Audit Vlaanderen en organisatiebeheersing. U kan dit gebruiken om medewerkers, raadsleden … te laten kennismaken met Audit Vlaanderen: http://www.auditvlaanderen.be/samen-beter-werken.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. Welke audits worden in 2016 uitgevoerd?

In 2016 zal Audit Vlaanderen in de lokale besturen voornamelijk inzetten op thema-audits:

  • De thema-audit aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten

  • De thema-audit aankoop en opvolging van werken

In beide audits wordt het aankoopproces, vanaf de behoeftebepaling tot en met de betaling onderzocht. Daarnaast wordt geëvalueerd of het organisatiebrede kader en een aantal belangrijke processpecifieke randvoorwaarden, die nodig zijn om dit proces goed te laten lopen, aanwezig zijn. Bij elke audit wordt bovendien onderzocht of een kader voor het systeem van organisatiebeheersing werd goedgekeurd door de raad en wordt nagegaan of er een jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing aan de raad is. De twee thema-audits worden telkens bij 20 besturen uitgevoerd, waarna ook een globaal rapport wordt opgemaakt.

In het najaar 2016 zullen nog een vijftal organisatie-audits worden uitgevoerd.

In het najaar 2016 start Audit Vlaanderen bovendien met de voorbereiding van de thema-audit met als werktitel ‘in- en uitstroom van medewerkers’. De voorbereiding van deze thema-audit gebeurt in overleg met de vertegenwoordigers van de lokale besturen. Mogelijk wordt in 2017 een thema-audit rond informatieveiligheid opgestart.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. Hoe worden lokale besturen geselecteerd voor een thema-audit?

De selectie van lokale besturen waar een thema-audit plaatsvindt, gebeurt op basis van een risicoanalyse.

Audit Vlaanderen stelde een algemene risicoanalyse op met factoren als de relatieve materialiteit (bv. uitgaven per inwoner), de financiële situatie en de kwaliteit van de interne beheersing (is er bijvoorbeeld een interne auditdienst? Kwamen er tijdens audits ernstige problemen op vlak van organisatiebeheersing naar boven?)

De algemene risicoanalyse wordt gecombineerd met een specifieke risicoanalyse op basis van het onderzochte thema van de audit.

  • Bij de thema-audit aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten wordt gekeken naar de uitgaven per inwoner op de 60- en 61-rekening.

  • Bij de thema-audit aankoop en opvolging van werken wordt gekeken naar de voorziene uitgaven per inwoner van 2010-2025 die op basis van de BBC-code lijken gerelateerd te zijn aan de uitvoering van werken.

Bovendien wordt rekening gehouden met een aantal bijkomende elementen, zoals de representativiteit van de selectie (zowel kleine als grote besturen) en de spreiding over Vlaanderen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Start van de opvolging van de aanbevelingen van uitgevoerde audits

Sinds de start van Audit Vlaanderen in 2014 werden reeds meer dan 100 auditrapporten opgesteld bij lokale besturen, waarin aanbevelingen werden geformuleerd. De geauditeerde organisaties stelden in de auditrapporten een actieplan op ter realisatie van de aanbevelingen.

Vanaf juli 2016 zal Audit Vlaanderen steekproefsgewijs opvolgen in welke mate de aanbevelingen gerealiseerd werden. Dit jaar wordt bij 50 lokale besturen de opvolging van een aanbeveling geverifieerd. Audit Vlaanderen kijkt hierbij naar de methode die het bestuur hanteert voor het opvolgen van de aanbevelingen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

5. Raamovereenkomst

Ter aanvulling van de interne personeelscapaciteit, beschikt Audit Vlaanderen over een raamovereenkomst voor de inhuring van externe auditoren. Recent werd deze raamovereenkomst vernieuwd. Als partner van lokale besturen en de Vlaamse administratie heeft Audit Vlaanderen in het nieuwe bestek de mogelijkheid voorzien dat ook bepaalde andere organisaties op basis van deze raamovereenkomst auditoren kunnen inhuren voor het uitvoeren van audits. Zo staat deze raamovereenkomst o.a. open voor:

  • Entiteiten van de Vlaamse administratie

  • Vlaamse gemeenten, districten en autonome gemeentebedrijven

  • Vlaamse OCMW’s en OCMW-verenigingen

  • Vlaamse provincies en autonome provinciebedrijven

  • Intergemeentelijke samenwerkingsvormen

Alsook voor de organisaties die door deze zijn opgericht of waarin deze minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen hebben of waarvoor deze minstens de helft van de financiering voor hun rekening nemen.

Via zes percelen kunnen auditoren worden ingehuurd:

  • Voor procesaudits en operationele audits in de ruime zin (perceel 1)

  • Voor organisatieaudits (perceel 2)

  • Voor IT-audits (perceel 3)

  • Voor financiële audits (perceel 4)

  • Voor forensische audits (perceel 5)

  • Voor kwaliteitsnazicht (QAR) van (interne) auditfuncties (perceel 6)
     

  • Per perceel zijn er steeds meerdere firma’s in volgorde opgelijst op basis van de gewogen prijs, uitgezonderd voor perceel 6.

  • De bestelprocedure dient steeds te starten door contact op te nemen met de eerst gerangschikte firma van het betrokken perceel.

  • De bestelprocedure dient ten laatste 2 maanden  voor de inzet van de externe auditoren te worden opgestart.

  • De prijzen zijn al vastgelegd bij de gunning van de raamovereenkomst.

Het bestek dat omschrijft wat en hoe kan worden besteld, is online beschikbaar: bestek raamovereenkomst Audit Vlaanderen (Word) / bestek raamovereenkomst Audit Vlaanderen (PDF).

Elke geïnteresseerde partij kan contact opnemen via 32000@vlaanderen.be of 02 553 20 00.

De contactgegevens per perceel.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

6. Over Audit Vlaanderen

De externe evaluatie van Audit Vlaanderen

In het najaar van 2015 werd de kwaliteit van de werkzaamheden van Audit Vlaanderen geëvalueerd. Een (minstens vijfjaarlijkse) externe evaluatie is immers een norm waaraan een auditagentschap dat volgens de standaarden van het International Institute of Internal Auditors wil werken, moet voldoen (namelijk norm 1312). De kwaliteitsbeoordeling of Quality Assurance Review (QAR) werd uitgevoerd door KPMG Advisory. Het resultaat van de externe evaluatie leidde tot deze verklaring:

“De werkzaamheden bevestigen dat Audit Vlaanderen ‘algemeen conform’ de standaarden van het IIA en de goede praktijken werkt. We hebben enkele opportuniteiten voor verbetering geïdentificeerd.”

Nieuwe auditoren

Sinds januari 2016 hebben 7 nieuwe auditoren Audit Vlaanderen vervoegd: Bergen Nathan, Buttiens Dorien, Debolle Kenneth, Deboosere Maarten, Ellegiers Christophe, Van Cauter Lies, Van der Straeten Aljosja. De nieuwe auditoren volgden al een intensief vormingstraject en gingen een 10-tal dagen op stage in lokale besturen. Ondertussen leren ze het auditwerk door samen met ervaren auditoren audits uit te voeren.

Jaarverslag 2015

Audit Vlaanderen publiceerde zijn tweede jaarverslag, met onder meer een aantal belangrijke ontwikkelingen voor de lokale besturen:

  • In 2015 werden 64 audits in lokale besturen afgewerkt.

    • 26 organisatie-audits

    • 20 thema-audits

    • 14 detectie-audits

    • 4 forensische audits

  • Het eerste globaal rapport over een reeks audits in lokale besturen werd gepubliceerd. Ondertussen zijn er in 2016 twee nieuwe globale rapporten gepubliceerd. De globale rapporten kan u vinden op http://www.auditvlaanderen.be/globale-rapporten.

  • Een eerste reeks goede praktijken voor lokale besturen werd digitaal ter beschikking gesteld.

  • Bij de Vlaamse administratie lag in 2015 de focus op procesaudits en op de thema-audit projectmanagement.

  • Het jaarverslag en meer informatie vindt u via www.auditvlaanderen.be.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

7. Ook nog …

  • Audit Vlaanderen organiseerde in maart en april 2016 samen met de gouverneurs en het Agentschap Binnenlands Bestuur in elke provincie studienamiddagen over de globale rapporten van de audits die sinds 2014 werden uitgevoerd. Meer dan 700 medewerkers van lokale besturen waren hierop aanwezig. Bedankt voor uw interesse! De presentaties die werden gegeven, vindt u op http://www.auditvlaanderen.be/studiedagen-over-de-globale-rapporten-van-audit-vlaanderen.

  • In het globaal rapport over de eerste reeks organisatie-audits werd aangegeven dat de monitoring van de werking van een lokaal bestuur voor velen niet evident is. Daarom organiseert Audit Vlaanderen samen met de provinciale bestuursscholen workshops ‘Monitoring’. Tijdens deze workshops wordt aan de hand van een praktijkcase gezocht naar hulpmiddelen die de uitbouw van een monitoringsysteem in uw bestuur mogelijk maken. Een auditor verduidelijkt hoe Audit Vlaanderen het thema monitoring bekijkt en wat op dit vlak minstens verwacht wordt. Uiteindelijk zal elke deelnemer naar huis gaan met concrete instrumenten om een monitoringssysteem in de eigen organisatie uit te werken.

  • In het najaar 2016 worden in elke provincie workshops voor de optimalisatie van de gemeentelijke belastingen en retributies georganiseerd in samenwerking met de bestuursscholen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wil u zich inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van uw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.