Lokale besturen: nieuwsbrief nr 21 (maart 2021)

Actieve openbaarheid van auditrapporten over lokale besturen

Het auditcomité van de lokale besturen heeft beslist om de auditrapporten van lokale besturen (met uitzondering van forensische auditrapporten) actief openbaar te maken. Dit betekent dat auditrapporten op de website van Audit Vlaanderen worden geplaatst, ten laatste drie maanden nadat ze aan het geauditeerde lokaal bestuur bezorgd zijn. Het lokaal bestuur wordt gevraagd om het rapport op de eigen website te zetten. Deze werkwijze wordt toegepast bij nieuwe auditopdrachten. Bij lopende auditopdrachten kiest het lokaal bestuur zelf of het de actieve openbaarheid wil toepassen.

Om tot de actieve openbaarheid van de auditrapporten te komen, werden verschillende belanghebbenden geconsulteerd. Zo werd samen met vertegenwoordigers van lokale besturen een afsprakenkader opgemaakt met daarin een aantal algemene principes voor de actieve openbaarheid en de rollen en verantwoordelijkheden bij de publicatie. 

Door de actieve openbaarheid van auditrapporten van lokale besturen streven we naar een grotere transparantie. Het is de bedoeling dat lokale besturen aan de hand van auditrapporten kunnen leren van elkaar om hun werking verder te optimaliseren.

Na één jaar zal deze nieuwe werkwijze grondig worden geëvalueerd.

terug naar begin

Globaal rapport thema-audit  'Standgelden: bepaling, inning en boekhoudkundige opvolging'

Markten en kermissen zijn een gekend beeld in onze straten. Lokale besturen zorgen voor de praktische organisatie en innen daarvoor standgelden van de verschillende standhouders.

Aan het proces van het bepalen en innen van standgelden zijn verschillende risico’s verbonden. Eén van deze risico’s is dat niet alle ontvangen standgelden bij het lokaal bestuur terecht komen.

Naar aanleiding van een forensische audit in 2018-2019 onderzocht Audit Vlaanderen bij zeven lokale besturen hoe zij het proces van bepalen, innen en boekhoudkundige opvolging van standgelden organiseren. Er werden bij geen enkel bestuur indicaties van fraude aangetroffen, maar wel diverse knelpunten:

  • er is geen of onvoldoende registratie van de noodzakelijke informatie;
  • er is weinig of geen controle op de aanwezige registratie;
  • markt- en kermisleiders bekleden vaak een monopoliepositie;
  • er ontbreken specifieke deontologische richtlijnen ter ondersteuning van personeelsleden in dit kwetsbare proces;
  • er is geen continuïteit van het proces door het ontbreken van uitgeschreven processen.

Lees meer in het globaal rapport over deze thema-audit.

terug naar begin

Globaal rapport interbestuurlijke audit  'Leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten'

Audit Vlaanderen definieert een interbestuurlijke audit als een audit van een proces of onderwerp dat zich op verschillende bestuursniveaus situeert: gemeentelijk, provinciaal en/of Vlaams. 

Voor de interbestuurlijke audit 'Leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten', voerde Audit Vlaanderen audits uit bij het Departement Omgeving, de Vlaamse Belastingdienst en 14 lokale besturen. Hierdoor kwam het volledige interbestuurlijke proces in scope: van de detectie van leegstaande en/of verwaarloosde bedrijfsruimten tot en met de ontvangst van de middelen naar aanleiding van de heffing. Iedere geauditeerde organisatie ontving een rapport m.b.t. de eigen werking.

De conclusies rond de interbestuurlijke relaties tussen de betrokken bestuursniveaus werden verwerkt in een globaal rapport. Om deze conclusies verder te onderbouwen voerde Audit Vlaanderen een elektronische bevraging uit bij 61 lokale besturen m.b.t deze thematiek. 

Vaststellingen

Audit Vlaanderen stelde vast dat het interbestuurlijke proces onvoldoende onder controle is.

  • Er is onvoldoende (interbestuurlijke) samenwerking, interactie en partnerschap tussen de verschillende actoren, wat leidt tot een onvolledige en soms inefficiënte uitvoering van het Vlaams beleid en de bijhorende taken.
  • De volledigheid en correctheid van de jaarlijkse gemeentelijke lijst en de inventaris van leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten is onvoldoende gegarandeerd. De huidige werkwijze verzekert de gelijke behandeling van eigenaars niet.
  • De correctheid van de jaarlijkse verdeling van de inkomsten uit de heffing is voldoende gegarandeerd. De transparantie hierover is echter heel beperkt.
  • De actoren voeren hun taken over het algemeen tijdig uit. Er zijn echter knelpunten bij de behandeling van de beroepen tegen de registratie op de inventaris en de lange periode tussen de detectie/registratie en de inkohiering.
  • De wettelijke bepalingen worden voor bepaalde aspecten onvoldoende nageleefd. Een zeer strikte toepassing van andere aspecten uit de weinig recente en weinig bijgestuurde regelgeving leidt tot bureaucratie en administratieve overlast.
  • Er is geen gezamenlijk en geïntegreerd digitaal dossier(beheer).

Het Departement Omgeving heeft in overleg met de Vlaamse Belastingdienst en VVSG een gezamenlijke reactie op het globaal interbestuurlijk rapport geformuleerd, waarin de grote lijnen van een verbetertraject voor de komende jaren worden geschetst.

Globale resultaten bevraging

U vindt hier de globale resultaten van de bevraging bij 61 besturen. Deze resultaten kan u als lokaal bestuur gebruiken om uw aanpak te vergelijken met deze binnen andere lokalen besturen.

terug naar begin

Cofinanciering ICT-veiligheidsaudits en gratis hulp van ethische hackers

Recente persberichten tonen het nog maar eens aan: cyberveiligheid verdient meer dan ooit de nodige aandacht. Dat blijkt ook uit de thema-audit Informatieveiligheid die Audit Vlaanderen in 2018 en 2020 uitvoerde bij in totaal 33 lokale besturen. De auditresultaten tonen aan dat de geauditeerde lokale besturen de risico's rond informatiebeveiliging onvoldoende beheersen.

Meer dan de helft van de lokale besturen heeft ondertussen al op een of andere manier actie ondernomen om te werken aan een sterkere cyberveiligheid. Veel lokale besturen tekenden bijvoorbeeld in op het aanbod van het programma 'Cyberveilige gemeenten': ze bestelden een ICT-veiligheidsaudit met cofinanciering van de Vlaamse overheid of schakelden de hulp in van de ethische hackers van Howest om de IT-systemen te testen op zwakheden en verbeterpunten. Een aantal andere lokale besturen lieten weten dat ze ondertussen zelf initiatieven genomen hebben. 

Heeft uw lokaal bestuur nog geen actie ondernomen? U kunt nog tot eind 2021 gebruikmaken van dit voordelige aanbod om ondersteuning in te huren om de meest prioritaire risico's rond cyberveiligheid aan te pakken.

Lees meer over dit aanbod van ICT-veiligheidsaudits met cofinanciering van de Vlaamse overheid

terug naar begin

Vernieuwde webpagina's rond aanpak van organisatiebeheersing

Audit Vlaanderen evalueert bij elke audit de wijze waarop het lokaal bestuur organisatiebeheersing aanpakt (Thema 0 van de Leidraad Organisatiebeheersing).

Om de lokale besturen daarin te ondersteunen, bundelde Audit Vlaanderen alle nuttige informatie over dit onderwerp op enkele vernieuwde webpagina's. U vindt er een afbeelding die de verschillende aspecten van het thema visualiseert. Deze afbeelding wordt verder toegelicht aan de hand van een filmpje. Daarnaast wordt een antwoord geboden op vaak voorkomende vragen. Ook het beoordelingskader dat Audit Vlaanderen hanteert voor de evaluatie van de aanpak van organisatiebeheersing, kunt u op deze vernieuwde webpagina's terugvinden. Een absolute aanrader dus voor wie helemaal mee wil zijn op het vlak van organisatiebeheersing!

Goed om weten: op 6 mei 2021 organiseert Audit Vlaanderen, in samenwerking met de bestuursscholen, een webinar waarin onder meer wordt stilgestaan over de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing aan het politieke niveau. Om u in te schrijven, stuurt u een mailtje naar ariane.helegeer@vlaamsbrabant.be.

terug naar begin

Nieuwe aanpak voor opvolging aanbevelingen

Tot voor kort werden aanbevelingen op een vast moment in het jaar opgevolgd aan de hand van een steekproeftrekking. Sinds september 2020 hanteert Audit Vlaanderen een vernieuwde en tweedelige aanpak. Een deel van de opvolging gebeurt nog steeds op een vast moment op basis van een steekproeftrekking. Bijkomend volgt Audit Vlaanderen aanbevelingen op tijdens het uitvoeren van nieuwe audits.

Vast moment o.b.v. een steekproeftrekking

Het vertrekpunt van dit opvolgmoment is de rapportering over organisatiebeheersing aan het politieke niveau die jaarlijks voor 30 juni moet gebeuren. Op basis van deze rapportering zal Audit Vlaanderen de aanbevelingen opvolgen. Inspiratie voor een degelijke rapportering vindt u in deze nota. In elk rapport zal ook een score gegeven worden op de aanpak van organisatiebeheersing.

Indien de rapportering over organisatiebeheersing als onvoldoende wordt beschouwd, zullen de aanbevelingen dat jaar niet opgevolgd worden. Het bestuur in kwestie zal automatisch in de steekproef van het volgende jaar opgenomen worden en wordt hiervan op de hoogte gebracht door een rapport. 

Opvolging tijdens een audit

Aanbevelingen die nog niet gerealiseerd zijn en waarvan de streefdatum al verlopen is, zullen tijdens de uitvoering van een nieuwe audit opgevolgd worden. Dit zal een beperkt deel uitmaken van de nieuwe audit. Om een juiste inschatting te kunnen maken, zullen documenten opgevraagd worden en indien nodig gesprekken ingepland worden. De beoordeling van de aanbevelingen uit vorige audits zal deel uitmaken van het nieuwe auditrapport.

terug naar begin

De website van Audit Vlaanderen zal de komende maanden grondig vernieuwd worden. Uw mening is belangrijk! Wat vindt u van onze huidige website? Hoe kunnen we onze website verbeteren?

Mogen we u vragen om onze bevraging in te vullen? Dat duurt slechts 5 minuten. De verwerking van uw antwoorden gebeurt volledig anoniem. Alvast bedankt!

Vul hier de korte bevraging in.

terug naar begin

Uitschrijven nieuwsbrief

Wilt u deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Schrijf u hier uit.

Audit Vlaanderen respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Lees in de privacyverklaring hoe Audit Vlaanderen persoonsgegevens verwerkt, verzamelt en gebruikt.

terug naar begin