Lokale besturen: nieuwsbrief nr 10 (september 2017)

Nieuwe studienamiddagen over globale rapporten
Workshops Opvolging van werken in de bestuursscholen
Nieuwe thema-audit: budgetbeheer bij OCMW’s
Actualisatie van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen
Lopende audits bij de lokale besturen
Audit Vlaanderen verhuist
Nieuwe goede praktijken

1. Nieuwe studienamiddagen over globale rapporten

In maart en april 2016 vonden voor het eerst de studienamiddagen over de globale rapporten van Audit Vlaanderen plaats en dit in de vijf provincies. Het was een groot succes: meer dan 700 medewerkers van lokale besturen namen hieraan deel.

In november en december 2017 organiseren de gouverneurs, het Agentschap Binnenlands Bestuur en Audit Vlaanderen opnieuw studienamiddagen. Daarop worden onder meer de belangrijkste vaststellingen uit de recentste globale rapporten voorgesteld. Lokale besturen krijgen er ook concrete handvaten aangereikt om aan de slag te gaan.

Wat komt aan bod?

Aankoop en contractbeheer van leveringen en diensten
Aankoop en opvolging van werken
Toelichting over het uitvoeren van forensische audits

Bekijk de rapporten op www.auditvlaanderen.be/globale-rapporten

Deelnemen is gratis, wel graag vooraf inschrijven.

^{> terug naar begin}

2. Workshops Opvolging van werken in de bestuursscholen

Op 22 juni 2017 publiceerde Audit Vlaanderen een globaal rapport over de thema-audit Aankoop- en contractbeheer van werken. Ook nu kan u weer deelnemen aan een workshop over deze thema-audit. Audit Vlaanderen organiseert die workshops samen met de provinciale bestuursscholen. Tijdens de workshops nemen de deelnemers de opvolging van werken onder de loep aan de hand van een fictief dossier waarbij er tal van dingen mislopen. Ook een aantal goede praktijken (zie punt 7) komen aan bod.

Inschrijven kan via de website van de vijf bestuursscholen:

Hasselt (06/10/2017 van 9.00 tot 12.30 uur)
Antwerpen (20/10/2017 van 09.00 tot 12.30 uur)
Leuven (23/10/2017 van 09.00 tot 12.30 uur) en Asse (26/10/2017 van 09.00 tot 12.30 uur - VOLZET)
Gent (24/10/2017 van 9.00 tot 12.30 uur)
Brugge (09/11/2017 van 13.30 tot 17.00 uur)
Brugge (16/11/2017 van 13.30 tot 17.00 uur)

^{> terug naar begin}

3. Nieuwe thema-audit: budgetbeheer bij OCMW's

Audit Vlaanderen startte in juni 2017 met de voorbereiding van de thema-audit rond budgetbeheer. Deze audit onderzoekt de manier waarop het OCMW-cliënten begeleidt bij het beheer van hun persoonlijk budget. Audit Vlaanderen auditeert dit proces vanaf de intake door de maatschappelijk werker tot en met de uitstroom van de cliënt. Daarnaast onderzoekt deze audit de aanwezigheid van de belangrijke specifieke randvoorwaarden om dit proces goed te laten verlopen en van de beheersmaatregelen om de risico’s te beperken.

De eerste pilootaudit voor deze thema-audit is ondertussen opgestart. In het najaar volgen nog twee extra pilootaudits. Vanaf januari 2018 zal Audit Vlaanderen deze thema-audit in een 25-tal OCMW’s uitvoeren.

Tijdens een specifieke risicoanalyse werd bepaald in welke Vlaamse OCMW’s Audit Vlaanderen deze thema-audit zal uitvoeren. Factoren van deze risicoanalyse zijn: het aantal gezinnen in budgetbeheer, het evenwicht in geografische spreiding en de grootte van de besturen. OCMW’s die geauditeerd worden zullen steeds ruim vooraf gecontacteerd worden om een verkennend gesprek en een openingsmeeting in te plannen.

Na de audit krijgt het OCMW een rapport, met een overzicht van de sterktes en de verbeterpunten. Audit Vlaanderen zal globale conclusies formuleren die relevant zijn voor alle OCMW’s en aanbevelingen die eerder betrekking hebben op structurele problemen. Deze globale conclusies en aanbevelingen zullen verwerkt worden in een globaal rapport, dat eind 2018 of begin 2019 wordt verwacht.

^{> terug naar begin}

4. Actualisatie van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen

De Leidraad Organisatiebeheersing is voor heel wat lokale besturen het kader om aan hun organisatiebeheersing te werken. Zo gebruiken de besturen de Leidraad vaak als een hulpmiddel om een zelfevaluatie uit te voeren. Voor Audit Vlaanderen is het de basis voor de uitvoering voor de organisatie-audits.

De lokale besturen, Audit Vlaanderen en andere belanghebbenden hebben dan ook al heel wat waardevolle ervaringen met dit instrument opgedaan. Bovendien is het nieuwe decreet Lokaal Bestuur in aantocht. Dit decreet zal een impact hebben op de organisatie van de ondersteunende en de managementprocessen.

Redenen genoeg voor Audit Vlaanderen om de Leidraad te actualiseren. Geen fundamentele herwerking dus, maar het document zal nog gebruiksvriendelijker zijn als gids bij de versterking van de organisatiebeheersing in lokale besturen.

^{> terug naar begin}

5. Lopende audits bij de lokale besturen

Organisatie-audits

Intussen blijft Audit Vlaanderen inzetten op organisatie-audits. Sinds de opstart van het agentschap in 2014 kwamen daarbij al 70 lokale besturen aan bod. De bedoeling is om gemiddeld twaalf rapporten over organisatie-audits per semester op te leveren. Tijdens de komende periode zal worden nagegaan hoe er meer aandacht kan gaan naar het thema financieel management. De quickscan die het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) recent lanceerde, zal hiervoor een inspiratiebron vormen.

De thema-audit Instroom van medewerkers

Met de thema-audit Instroom van medewerkers onderzoekt Audit Vlaanderen hoe de lokale besturen het proces vormgeven om de meest geschikte kandidaat per functie aan te werven. Audit Vlaanderen heeft hierbij enerzijds aandacht voor het instroomproces zelf en anderzijds voor een aantal overkoepelende voorwaarden, zoals het instroombeleid of de kennis van instroomprocedures.

Audit Vlaanderen heeft de thema-audit ondertussen bij dertien lokale besturen volledig afgerond. Bij twaalf besturen zijn de auditwerkzaamheden bezig. Tijdens het najaar worden nog drie audits opgestart. Ook de overkoepelende conclusies en aanbevelingen uit deze thema-audit worden verwerkt in een globaal rapport dat in het voorjaar van 2018 wordt gepubliceerd.

De goede praktijken die tijdens deze thema-audit reeds naar boven kwamen, zijn terug te vinden in punt 7.

De thema-audit Informatiebeveiliging

Met de thema-audit Informatiebeveiliging gaat Audit Vlaanderen na in welke mate bij de lokale besturen adequate beheersmaatregelen nemen, om het gewenste niveau van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te garanderen.

Elf lokale besturen werden reeds geauditeerd. Tijdens het najaar volgen nog acht audits. In het voorjaar van 2018 staan nog een audit bij een provincie en audits bij enkele andere lokale besturen op de planning. De conclusies en aanbevelingen uit deze thema-audit verschijnen midden 2018 in een globaal rapport.

In de marge van deze thema-audit konden alle gemeenten, OCMW’s en provincies meewerken aan een vrijwillige en kosteloze phishing-test. Alle provincies, 72% van de gemeenten en 64% van de OCMW’s schreven zich hiervoor in.

Een beschrijving van het verloop en de aanpak van de phishing-test vindt u op onze website.

Inmiddels werden de individuele rapporten van de ingeschreven gemeenten en OCMW's bezorgd aan de respectievelijke secretarissen. Ook de griffiers ontvingen de individuele rapporten van hun provincie.

Lees de resultaten van de gemeenten en OCMW's en de resultaten van de provincies.

^{> terug naar begin}

6. Audit Vlaanderen verhuist

Op 29 november 2017 verhuist Audit Vlaanderen naar het Herman Teirlinckgebouw. Het nieuwe adres is: Havenlaan 88, 1000 Brussel.

^{> terug naar begin}

7. Nieuwe goede praktijken

Sinds de nieuwsbrief van maart 2017 publiceerde Audit Vlaanderen 21 nieuwe goede praktijken.

^{> terug naar begin}

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wilt u zich inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van uw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.

Wenst u de nieuwsbrief echter niet meer te ontvangen, dan kan u ons dat hier laten weten.

Schrijf u in op de nieuwsbrief!

Archief