Globaal rapport - thema-audit Organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen

Voorblad globaal rapport TA Organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen
Klik op de afbeelding om het globaal rapport te openen.
Globaal rapport

In deze thema-audit ging Audit Vlaanderen na of:

  • het Dienstencentrum Boekhouding en de klanten intern en in hun onderlinge relatie afspraken maken voor een betrouwbare, kwaliteitsvolle en efficiënte afhandeling van de boekhouding;
  • het waterlijndiagram een kwaliteitsvolle, klantgerichte, uniforme, efficiënte en betrouwbare afhandeling van de boekhoudkundige processen toelaat.

Per audit werd een deelrapport opgemaakt met de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en verbeterpunten. De overkoepelende conclusies over de organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen vindt u in het globaal rapport.

Aanpak

Deze thema-audit is uitgevoerd bij:

  • Agentschap Wegen en Verkeer,
  • Agentschap Wonen-Vlaanderen,
  • Agentschap SYNTRA Vlaanderen,
  • Toerisme Vlaanderen en
  • Sport Vlaanderen.

Audit Vlaanderen evalueerde ook de werking van het Dienstencentrum Boekhouding.

Vaststellingen

Het Dienstencentrum Boekhouding werd in 2015 opgericht en sindsdien zijn verschillende entiteiten (met of zonder rechtspersoon), departementen, kabinetten en adviesraden toegetreden. De exponentiële groei aan klanten zorgde voor een sterke procesmatige focus en stelde het Dienstencentrum Boekhouding voor belangrijke organisatorische uitdagingen zoals het opbouwen van kennis en expertise, het stroomlijnen van de processen en het creëren van draagvlak. Het dienstencentrum is zich bewust van deze uitdagingen en tracht deze op een gestructureerde en gefaseerde wijze aan te pakken.

Ondanks deze initiatieven stelt Audit Vlaanderen vast dat er onvoldoende en/of onduidelijke afspraken zijn tussen het dienstencentrum en de klanten en dat het waterlijndiagram onvoldoende is uitgewerkt om een kwaliteitsvolle, klantgerichte, uniforme, efficiënte en betrouwbare afhandeling van de boekhouding door het dienstencentrum toe te laten.

De volgende belangrijke knelpunten bemoeilijken de interactie tussen het dienstencentrum en de klanten:

  • Een gebrek aan een duidelijke en gedragen visie op de huidige en toekomstige boekhoudkundige dienstverlening; 
  • Onduidelijkheid in de rollen en verantwoordelijkheden;
  • Een gebrek aan uniforme uitvoering van de boekhoudkundige processen;
  • Een weinig klantvriendelijk centraal boekhoudsysteem Orafin;
  • Onvoldoende afstemming tussen vraag en aanbod van de rapporten uit het centraal boekhoudsysteem Orafin;
  • Een risico op onbetrouwbare data in het centraal boekhoudsysteem;
  • Een gebrekkig autorisatie– en gebruikersbeheer bij zowel het dienstencentrum als de klanten.