Globaal rapport - thema-audit Gsm-beheer

Voorpagina globaal rapport TA Gsm-beheer
Klik op de afbeelding om het globaal rapport te openen.
Globaal rapport

Dit globaal rapport bevat de belangrijkste overkoepelende vaststellingen en aanbevelingen uit de thema-audit over het proces gsm-beheer in de Vlaamse administratie.

In deze thema-audit ging Audit Vlaanderen na in welke mate de organisaties:

  • de processen mobiele diensten (telefonie en data) en mobiele hardware (beperkt tot gsm en smartphone) efficiënt beheren;
  • over adequate en effectieve beheersmaatregelen beschikken om misbruiken in deze processen tot een minimum te herleiden.
Aanpak

In een online bevraging uitgevoerd bij 44 organisaties werden de processen mobiele diensten en mobiele hardware onderzocht aan de hand van vier thema’s (richtlijnen, aankoopproces, beheersproces en facturatieproces).

Audit Vlaanderen voerde daarnaast een data-analyse uit. Op basis van ruwe data over professioneel mobiel telefonie- en dataverbruik, werd het verbruik van volgende parameters gecontroleerd:

  • Internationaal verbruik;
  • Bellen na kantooruren (19u-7u);
  • Bellen in het weekend en of feestdagen;
  • Gebruik van premium betaalnummers;
  • Roaming verbruik;
  • Dataverbruik.
Vaststellingen

Audit Vlaanderen stelt op basis van de antwoorden uit de online bevraging en de data-analyse vast dat de 44 organisaties het proces gsm-beheer voldoende onder controle hebben. Er zijn door de organisaties richtlijnen bepaald in het proces gsm-beheer en er vinden uitgebreide controles plaats in het aankoop-, beheer- en facturatieproces.

Audit Vlaanderen stelt vast dat er tussen de organisaties een verschil is tussen de geldende richtlijnen en type controles. De veelheid en diversiteit van controles zorgt ervoor dat het proces gsm-beheer nog niet efficiënt genoeg wordt ingevuld. Er worden vier aanbevelingen geformuleerd.

Audit Vlaanderen stelt op basis van de resultaten van de data-analyse vast dat de verbruikskosten binnen de onderzochte parameters laag zijn. De resultaten van de data-analyse werden teruggekoppeld naar de organisaties. De organisaties geven aan dat voor hen de verbruikskosten in lijn liggen met hun verwachtingen. Sommige organisaties geven aan dat zij op basis van de data-analyse een beperkte afwijking op de verwachte verbruikskost hebben vastgesteld. Deze organisaties onderzoeken dit verder en nemen waar nodig maatregelen.