Globaal rapport - thema-audit Budgetbeheer

De afgelopen jaren berichtten de media regelmatig over onregelmatigheden bij het budgetbeheer door OCMW’s. Audit Vlaanderen voerde zelf forensische audits over dit thema uit en stelde vast dat het budgetbeheer een zeer kwetsbaar proces is. Audit Vlaanderen voerde een thema-audit Budgetbeheer uit bij 27 OCMW’s en wil hiermee bijdragen aan de beheersing van dit proces.

Globaal rapport thema-audit budgetbeheer
Globaal rapport

Audit Vlaanderen geeft de belangrijkste bevindingen uit de audits weer in een globaal rapport. Daar leest u onder andere:

  • hoe OCMW’s de ondersteunende processen en de verschillende stappen van het budgetbeheerproces aanpakken;
  • welke problemen ze daarbij ervaren;
  • wat de belangrijkste aandachtspunten zijn binnen het proces;
  • welke maatregelen OCMW’s al hebben ingevoerd om de risico’s in het proces te beheersen.
Aanpak

Deze audit onderzocht het proces voor de begeleiding van cliënten bij het beheer van hun persoonlijk budget. Audit Vlaanderen evalueerde het proces vanaf de intake door de maatschappelijk werker tot en met de uitstroom van de cliënt en onderzocht ook of er ondersteunende processen waren om dit proces goed te laten verlopen.
Audit Vlaanderen schatte in elk OCMW de maturiteit van de verschillende stappen van het budgetbeheerproces in op basis van interviews, documentanalyse, data-analyse en tests.

Vaststellingen

De globale vaststellingen in deze thema-audit bevestigen de kwetsbaarheid van het budgetbeheerproces voor onregelmatigheden. De OCMW’s zijn zich onvoldoende bewust van de belangrijkste risico’s in het proces en hebben globaal gezien onvoldoende beheersmaatregelen genomen om deze risico’s af te dekken.

De thema-audit toont onder andere aan dat:

  • een visie op het budgetbeheer de medewerkers een kader biedt voor de uitvoering van het budgetbeheerproces;
  • in verschillende processtappen richtlijnen of afspraken ontbreken om een uniforme werkwijze te garanderen;
  • OCMW’s onvoldoende functiescheiding of andere beheersmaatregelen hebben ingebouwd om het risico op onrechtmatige betalingen af te dekken;
  • de maatschappelijk werkers vaak in grote mate naar eigen goeddunken beslissingen nemen in het proces zonder interne afstemming, opvolging of toezicht. Specifiek in de betalingsfase nemen de maatschappelijk werkers een monopoliepositie in.
Aan de slag

Audit Vlaanderen trof bij de geauditeerde besturen ook een aantal goede praktijken aan die andere OCMW’s kunnen inspireren bij het uitbouwen van hun budgetbeheerproces. Deze zijn te vinden in de databank van de goede praktijken.
Omdat tijdens de thema-audit budgetbeheer bleek dat het budgetbeheerproces erg risicovol is en dat weinig besturen dit proces voldoende beheersen, voert Audit Vlaanderen in 2019 een detectie-oefening uit met een zelfinschatting door het bestuur van het budgetbeheerproces. Na een interne evaluatie zal Audit Vlaanderen de gebruikte instrumenten beschikbaar stellen voor alle lokale besturen. Lees hier meer over de detectie-oefening budgetbeheer.