Globaal rapport - thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten

Globaal rapport - thema-audit aankoop- en contractbeheer leveringen en diensten

De lokale besturen spenderen samen jaarlijks ongeveer € 1,5 miljard aan het aankopen van leveringen en diensten. Voldoende reden dus voor het uitvoeren van een thema-audit door Audit Vlaanderen. Deze thema-audit werd tussen september 2015 en november 2016 uitgevoerd bij twintig lokale besturen

Uit de audits bleek dat het bij de lokale besturen globaal gezien goed gesteld is met de juridische kennis van overheidsopdrachten. In de meeste lokale besturen zijn verschillende medewerkers op de hoogte van de wetgeving overheidsopdrachten en slaagt men er grosso modo ook in om deze toe te passen.

Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:

  • er is onvoldoende overzicht op lopende contracten en de einddatum ervan;
  • uitgaven worden inadequaat opgevolgd, met als gevolg dat de mededinging (zoals voorzien in de wetgeving overheidsopdrachten) niet behoorlijk speelt;
  • op bepaalde punten in het aankoopproces blijkt fraude mogelijk te zijn doordat de functiescheiding binnen processen niet degelijk genoeg is uitgebouwd;
  • er zijn onvoldoende richtlijnen voor de ontvangst van goederen en diensten;
  • de correctheid en tijdige betaling van facturen wordt niet goed genoeg opgevolgd.

Deze thema-audit bracht bij de geauditeerde besturen echter ook een aantal goede praktijken aan het licht die andere lokale besturen een duwtje in de rug kunnen geven bij het uitbouwen van hun organisatiebeheersing op het vlak van aankopen. Deze goede praktijken zijn terug te vinden op onze website.

Ook andere overheden kunnen bijdragen aan de optimalisatie van het aankoopproces van lokale besturen door bijvoorbeeld de beschikbare raamovereenkomsten, die door verschillende spelers worden aangeboden, overzichtelijk ter beschikking te stellen. Ook opleidingen en ondersteuning bij specifieke aankopen kunnen gerichter toegespitst worden op de noden van lokale besturen.

Voor het aankoop- en contractbeheer speelt de software waarmee lokale besturen werken een grote rol. De instellingen van de software kunnen op vlak van functiescheiding en rapportering nog heel wat beter.