Detectie-oefening Budgetbeheer

Op zoek naar verbeterkansen voor het budgetbeheerproces

Audit Vlaanderen voert in 2019 bij 60 OCMW’s een detectie-oefening uit met een zelfinschatting van het budgetbeheerproces. In dat proces begeleidt het OCMW cliënten bij het beheer van hun persoonlijk budget.

Zeer risicovol proces

Tijdens de thema-audit budgetbeheer (2018) bleek dat het budgetbeheerproces erg risicovol is en dat weinig besturen dit proces voldoende beheersen. Ook forensische audits toonden reeds aan dat het budgetbeheerproces een zeer kwetsbaar proces is omdat:

  • er geen link is met de boekhouding van het OCMW;
  • de transacties rechtstreeks op de rekening van de cliënten gebeuren;
  • er geen of te weinig controle is in dit proces;
  • fraudegevallen vaak pas na geruime tijd aan het licht komen (met grote schade voor cliënt en OCMW).
     
Detectie-oefening met dubbele doelstelling

Audit Vlaanderen zal in 2019 een detectie-oefening met een zelfinschatting van het budgetbeheerproces uitvoeren.

Deze oefening focust op twee doelstellingen:  

  • Besturen helpen bij het uitvoeren van een gestructureerde zelfreflectie teneinde in kaart te brengen in welke stappen van het budgetbeheerproces bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risico-afdekking te realiseren.
  • Besturen knipperlichten aanreiken om mogelijke onregelmatigheden en/of fouten te detecteren.

Audit Vlaanderen faciliteert hierin enkel en spreekt geen auditoordeel uit. Deze detectie-oefening dekt slechts een deel van de risico’s van het budgetbeheerproces af.

Verloop in zes stappen

De detectie-oefening verloopt in zes stappen. Audit Vlaanderen neemt daarbij een ondersteunende rol op, zonder audits uit te voeren. 

1. Besturen vullen een online vragenlijst in. Dit is een zelfinschatting waarmee ze een zicht krijgen op de stappen van het budgetbeheerproces waarin bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een betere risico-afdekking te realiseren.

Timing: maart 2019

2. Besturen bezorgen Audit Vlaanderen vier gegevensets:

a. Lijst van alle actieve cliëntendossiers budgetbeheer met vermelding van de behandelende maatschappelijk werker.

b. Lijst van alle budgetbeheerrekeningen (budget-, spaar- en afnamerekening) die actief waren tussen 1 januari 2014 en de opstart van de detectie-oefening.

c. Lijst met alle transacties van alle budgetrekeningen (budget-, spaar- en afnamerekening) van alle actieve cliënten, sinds 1 januari 2014.

d. Lijst met de salarisrekeningnummers van alle personeelsleden (naam+functie+salarisrekeningnummer) van het OCMW.

Timing: maart – april 2019

3. Audit Vlaanderen voert een aantal bewerkingen uit op de aangeleverde gegevens en bezorgt de analyseresultaten aan de besturen. Dit zullen een aantal knipperlichten zijn die mogelijk wijzen op onregelmatigheden/fouten, maar ook verklaarbaar kunnen zijn.

Timing: april - mei 2019

4. De besturen klaren (een selectie van) de knipperlichten uit en bezorgen aan Audit Vlaanderen feedback over de selectie, de respectievelijke bevindingen en de conclusies van de organisatie met betrekking tot de onderzochte knipperlichten. Audit Vlaanderen bespreekt dit overzicht met de besturen. 

Timing: april - juni 2019

5. De  besturen ontvangen een verslag met een beschrijving van de werkzaamheden en de resultaten van de zelfinschatting en van het zelfonderzoek. Het verslag borgt de analyse en lijst overzichtelijk op in welke stappen van het proces bijkomende beheersmaatregelen aangewezen zijn om een meer adequate risico-afdekking te realiseren.

6. Audit Vlaanderen sluit dit traject af met een globaal rapport over de uitvoering van de detectie-oefening bij de 60 besturen.

Instrumenten blijven beschikbaar

Na een interne evaluatie zal Audit Vlaanderen de gebruikte instrumenten beschikbaar stellen voor alle lokale besturen. Dit zal toelaten om:

• op eender welk moment een zelfinschatting van het budgetbeheerproces uit te voeren;
• via een eenvoudige, deels geautomatiseerde data-analyse knipperlichten te identificeren die mogelijk wijzen op onregelmatigheden.