Vlaamse administratie: nieuwsbrief nr 37 (mei 2016)

  1. Welke audits worden in 2016 uitgevoerd?
  2. De thema-audit wagenparkbeheer
  3. Het globaal rapport over de thema-audit projectmanagement
  4. Het netwerk organisatiebeheersing van 9 juni 2016
  5. Over Audit Vlaanderen
  6. Ook nog …

 

Audit Vlaanderen

1. Welke audits worden in 2016 uitgevoerd?

Op 8 december 2015 keurde het auditcomité van de Vlaamse administratie de planning 2016 goed. Krachtlijnen in deze auditplanning zijn:

  • De uitvoering van een thema-audit rond het beheer van wagenpark (cf. punt 2);
  • De uitvoering van een 10-tal procesaudits, een 12-tal organisatie-audits en de doorlichtingen van de werking van 2 decentrale auditdiensten;
  • De verdere uitrol van de detectie-audit rond overheidsopdrachten bij een 4-tal entiteiten;
  • De verdere opvolging van aanbevelingen en de heropstart van de opmaak van beleidsgerichte rapporten i.f.v. de uitgevoerde auditwerkzaamheden.

Een aantal van deze opdrachten zal worden uitgevoerd met externe ondersteuning.

Een communicatie naar de betrokken entiteiten vond plaats in de periode februari-april 2016. In deze periode gaf Audit Vlaanderen samen met het Rekenhof een presentatie over de geplande audit- en controlewerkzaamheden op de verschillende managementcomités.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. De thema-audit wagenparkbeheer

Het auditcomité van de Vlaamse administratie keurde op 8 december 2015 ook de opstart van een thema-audit rond wagenparkbeheer goed. Bij zes entiteiten wordt nagegaan in welke mate de nodige beheersmaatregelen aanwezig zijn om de risico’s m.b.t. de verwerving, het gebruik en de vervreemding van dienstwagens in te perken.

Op basis van het aantal dienstwagens in de vloot en de diverse type dienstwagens werden volgende entiteiten geselecteerd voor de uitrol : Departement LNE, VMM, Agentschap Wegen en Verkeer (AWV), De Scheepvaart, Vlabel en het agentschap Natuur en Bos (ANB).

Onderstaande figuur geeft weer welke procesfasen en ondersteunende processen binnen de reikwijdte van deze auditopdracht vallen.

Thema-audit Wagenparkbeheer

Per audit wordt een auditrapport opgemaakt met de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en verbeterpunten. De overkoepelende conclusies rond het beheer van het wagenpark binnen de Vlaamse administratie worden nadien neergeschreven in een globaal rapport.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. Het globaal rapport over de thema-audit projectmanagement

Audit Vlaanderen legt momenteel de laatste hand aan het globaal rapport van de thema-audit Projectmanagement. Zeven entiteitsoverschrijdende projecten kregen een audit: Versnellen Investeringsprojecten, Modern HR-beleid, 100 jaar Groote Oorlog, Boekhoudkantoor en Sociaal Secretariaat, Geïntegreerd ondernemersloket, Fusie Agentschap en Departement Landbouw en Visserij, en Integratie Vlimpers.

De resultaten van deze audits worden in het globaal rapport samengevat. Het rapport geeft verder aanbevelingen voor een betere aanpak van projecten, alsook voor de optimalisering van het projectmanagement op het Vlaamse niveau. De aanbevelingen op projectniveau betreffen de onderbouwing van de projectbeslissing, een systematische aanpak van de uitvoering (planning, de omgang met wijzigingen, kwaliteitscontrole, risicomanagement), de  opvolging en bijsturing van de projectwerkzaamheden en de aansturing van het project.

Op Vlaams niveau beveelt Audit Vlaanderen aan om een algemene “wegwijzer” uit te werken die van toepassing is op verschillende types van projecten die binnen de Vlaamse administratie worden opgezet, en die ingaat op een aantal leidende principes op het vlak van projectmanagement. Een tweede aanbeveling gaat over de oprichting van een expertisecentrum ‘projectmanagement’. Tot slot wordt aanbevolen om, voor de belangrijkste strategische projecten, een uniforme rapportering voor het Voorzitterscollege en de Vlaamse Regering uit te werken.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Het netwerk organisatiebeheersing van 9 juni 2016

Het netwerk organisatiebeheersing van 9 juni 2016 zal zich focussen op het evaluatiekader voor risicomanagement dat Audit Vlaanderen recent heeft ontwikkeld. Dit kader is bovendien relevant voor de nieuwe aanpak van de organisatie-audits die Audit Vlaanderen bij de Vlaamse administratie zal uitvoeren vanaf juli 2016 en heeft natuurlijk ook een link met het onderdeel rond risicomanagement in de beleidsgerichte rapporten.

Het netwerk gaat door op 9 juni 2016 van 10.00 tot 12.00 uur in het auditorium van het Boudewijngebouw in Brussel en heeft als doelgroep de ankerpunten organisatiebeheersing. Er wordt afgesloten met een broodjesmaaltijd.

Inschrijven doe je door een mailtje te sturen naar audit@vlaanderen.be.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

5. Over Audit Vlaanderen

De externe evaluatie van Audit Vlaanderen

In het najaar van 2015 werd de kwaliteit van de werkzaamheden van Audit Vlaanderen geëvalueerd. Een (minstens vijfjaarlijkse) externe evaluatie is immers een norm waaraan een auditagentschap dat volgens de standaarden van het International Institute of Internal Auditors wil werken, moet voldoen (namelijk norm 1312). De kwaliteitsbeoordeling of Quality Assurance Review (QAR) werd uitgevoerd door KPMG Advisory. Het resultaat van de externe evaluatie leidde tot deze verklaring:

“De werkzaamheden bevestigen dat Audit Vlaanderen ‘algemeen conform’ de standaarden van het IIA en de goede praktijken werkt. We hebben enkele opportuniteiten voor verbetering geïdentificeerd.”

Raamcontract

Audit Vlaanderen werkt aan een raamcontract voor het uitvoeren van audits. In de nieuwsbrief van oktober 2016 zal hier uitgebreid over gecommuniceerd worden, vermits de procedure tegen dan volledig is afgesloten.

Nieuwe auditoren

Sinds januari 2016 werken bij Audit Vlaanderen 7 nieuwe auditoren voornamelijk om de auditcapaciteit van de lokale besturen te vergroten.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

6. Ook nog …

  • Tussen 14 december 2015 en 15 maart 2016 publiceerde Audit Vlaanderen 3 globale rapporten met bevindingen uit audits in de lokale besturen:
  1. Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij de lokale besturen
  2. Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
  3. Structurele bevindingen uit de eerste reeks detectie-audits bij lokale besturen
    http://www.auditvlaanderen.be/globale-rapporten
  • Audit Vlaanderen stelde in maart en april 2016 in samenwerking met de gouverneurs en het Agentschap Binnenlands Bestuur deze globale rapporten voor in elke provincie. Meer dan 700 medewerkers van lokale besturen waren hierop aanwezig.

> terug naar begin