Vlaamse administratie: nieuwsbrief nr 34 (december 2014)

  1. Impact regeerakkoord
  2. De evolutie van Audit Vlaanderen
  3. Nieuwe leden in de auditcomités
  4. Goede praktijk
  5. Resultaten bevraging beleidsgerichte rapporten

 

1. Impact van het regeerakkoord en de 6de staatshervorming op het werkterrein van Audit Vlaanderen

De zesde staatshervorming heeft verschillende fusies en overdrachten van middelen en bevoegdheden tot gevolg gehad. In combinatie met de recent aangekondigde fusies uit het huidig regeerakkoord, hebben deze veranderingen een zeer zware impact op de organisaties die behoren tot het werkterrein van de Vlaamse overheid. Ongeveer 55% van de bestaande entiteiten wordt geconfronteerd met ernstige organisatorische wijzigingen.

Dat heeft gevolgen voor de auditplanning- en aanpak. Het is immers weinig opportuun om organisatie- of validatieaudits met betrekking tot de maturiteit van organisatiebeheersing uit te voeren bij organisaties waar dat kader in volle verandering is. Daarom werd in overleg met het Auditcomité van de Vlaamse Administratie besloten om de validatieaudits voor 2015 te bevriezen. Afhankelijk van de voortgang van de reorganisatietrajecten zal voor de nieuwe en hervormde entiteiten een volledige organisatie-audit worden gepland in de periode 2016-2017.

> terug naar begin

 

2. De evolutie van Audit Vlaanderen

Op 1 januari 2014 startte het agentschap Audit Vlaanderen. In dit nieuwe agentschap werden het vroegere IAVA en zijn auditoren opgenomen. Ook werden meteen nieuwe auditoren aangeworven, die elk met een meer ervaren collega-auditor van het vroegere IAVA begonnen aan de eerste audits bij lokale besturen. In de voorbije maanden zijn hier nog eens negen auditoren bijgekomen waarmee het totaal aan auditoren groeit tot 32.

Voor alle auditoren is in de eerste plaats een opleidingstraject voorzien waarvan de kennismaking met de lokale besturen een belangrijk onderdeel uitmaakt. Ook interne controle, risicomanagement, de Leidraad Organisatiebeheersing, interviewtechnieken en de BBC komen in het traject aan bod. Het is de bedoeling de nieuwe auditoren op termijn ook in te werken in het auditgebeuren van de Vlaamse administratie, zodat zij ook op dit bestuursniveau voldoende kennis verwerven en samen met de collega’s van het voormalige IAVA polyvalent inzetbaar zijn.

Om deze overgang zo vlot mogelijk tot de verhoopte resultaten te laten leiden, werd de voorbije maanden hard gewerkt aan de herstructurering van het agentschap. De blauwdruk hiervan werd inmiddels opgeleverd en de effectieve implementatie zal gebeuren in de loop van 2015.

> terug naar begin

 

3. Nieuwe leden in de auditcomités

Het auditcomité van de Vlaamse administratie verwelkomt twee nieuwe leden:

  • Miet Vandersteegen als vertegenwoordiger voor minister-president Geert Bourgeois;
  • Johan Hanssens als vertegenwoordiger voor viceminister-president Annemie Turtelboom.

Zij vervangen respectievelijk Bart Huybrechts en Helga Coppen.

In het auditcomité van de lokale besturen zetelt sinds 27 oktober Filip Delos als vertegenwoordiger voor de minister van Binnenlands Bestuur. Hiermee volgt hij Jeroen Windey op.

> terug naar begin

 

4. Goede praktijk

Sinds de vorige nieuwsbrief heeft Audit Vlaanderen een nieuwe goede praktijk toegevoegd aan zijn kennisdatabank, met betrekking tot het thema Informatie & Communicatie. De praktijk werd gevonden bij het departement DAR en betreft een nulmeting van het communicatiebeleid.

In 2013 werd op initiatief van het DAR een assessment uitgevoerd bij de Vlaamse overheid om de kwaliteit van de communicatie te evalueren. Gebaseerd op diezelfde methodiek heeft het DDAR, na het herdenken van zijn communicatiebeleid en het bepalen van een missie, een visie en strategische en operationele doelstellingen en projecten, een nulmeting georganiseerd om later de kwaliteit van het communicatiebeleid zichtbaar  te kunnen maken. De meting werd uitgevoerd volgens de Balanced Scorecardmethode voor Communicatie (Vos en Schoenmaker, 2004, 2010 en 2012) en gebeurde bij leidinggevenden, beleidsmedewerkers en communicatieprofessionals uit verschillende entiteiten van het departement.

De verschillende communicatiedomeinen werden gescoord op vijf dimensies, waarvoor een indicatorenset voor het meten van de kwaliteit werd uitgewerkt. Op basis van de resultaten werden verbeterpunten geformuleerd en prioriteiten bepaald, die zullen worden ingepast in de communicatiestrategie voor het nieuwe departement Kanselarij en Bestuur.

Voor onze volledige kennisdatabank en een overzicht van al onze goede praktijken, verwijzen we naar onze extranetsite.

Wordt binnen uw entiteit een procedure gehanteerd die naar uw oordeel ook in aanmerking komt om als goede praktijk i.h.k.v. een degelijke organisatiebeheersing (= interne controle) te worden opgenomen? U of uw ankerpunt kan deze naar audit@vlaanderen.be zenden of contact opnemen met de persoon van Audit Vlaanderen die uw beleidsdomein opvolgt. Voor een overzicht van de contactpersonen binnen Audit Vlaanderen, zie hier.

> terug naar begin

 

5. Resultaten bevraging beleidsgerichte rapporten

Audit Vlaanderen ontving van de minister-president een positieve reactie over de beleidsgerichte rapporten. Ook Accord, de externe evaluator van de leidend ambtenaren, gaf aan hierover tevreden te zijn. Omdat Audit Vlaanderen ook de mening van de leidend ambtenaren over deze rapporten wilde weten, werd op 25 juni 2014 aan 59 leidend ambtenaren van de Vlaamse administratie een klantenbevraging bezorgd. 40 leidend ambtenaren bezorgden een antwoord.

Enkele relevante resultaten:

  • Bijna alle leidend ambtenaren geven aan dat het beleidsgericht rapport voldoende vlot leesbaar is (39/40) en dat het duidelijk en begrijpbaar is (36/40).
  • 33 van de 40 leidend ambtenaren stellen dat het rapport een bruikbaar overzicht biedt van de stand van zaken m.b.t. de organisatiebeheersing, de realisatie van de aanbevelingen en het risicomanagement.
  • 37 van de 40 leidend ambtenaren geven aan dat rapport voldoet aan de beslissing van de Vlaamse regering van 30 maart 2012.

De gebundelde beleidsgerichte rapporten van 2014 zijn ondertussen reeds aan de ministers bezorgd.

> terug naar begin

Eindejaarswensen 2014 Audit Vlaanderen