Lokale besturen: nieuwsbrief nr 5 (november 2015)

  1. De thema-audits rond aankoop- en contractbeheer
  2. Detectie-audits bij de OCMW’s
  3. Globaal rapport met structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen
  4. Goede praktijken vastgesteld door Audit Vlaanderen
     

1. De thema-audits rond aankoop- en contractbeheer

In de vorige nieuwsbrief (juni 2015) werd aangegeven dat Audit Vlaanderen werkt aan een thema-audit rond aankoop- en contractbeheer. Enkele experten in de materie, de stuurgroep voor thema-audits en het auditcomité van de lokale besturen wezen erop dat hier twee subthema’s in terug te vinden zijn, namelijk “leveringen en diensten” enerzijds en “werken” anderzijds. Daarom besliste Audit Vlaanderen om de thema-audit rond aankoop- en contractbeheer op te splitsen in twee thema-audits: de thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten en de thema-audit Aankoop en Opvolging van Werken.

Stuurgroep thema-audits

Audit Vlaanderen wil voor de thema-audits in dialoog gaan met verschillende belanghebbenden. Er werd een stuurgroep voor de thema-audits opgericht waarin volgende belanghebbenden vertegenwoordigd zijn: VVSG, VVP, ECG, VVOS, Vlofin, ABB en een vertegenwoordiger van de minister van Binnenlands Bestuur.

In september 2015 stuurde Audit Vlaanderen een vragenlijst naar 100 lokale besturen (gemeente-, OCMW- en provinciebesturen) met als doel een voldoende ruim beeld over het aankoop- en contractbeheer bij lokale besturen te krijgen. De partners die in de stuurgroep thema-audits vertegenwoordigd zijn, ondersteunden deze bevraging. De vragenlijst peilde naar de wijze waarop lokale besturen hun aankoopproces en de daaruit volgende contracten organiseren en beheren. Ook werd nagegaan hoe goed lokale besturen zichzelf inschatten op het vlak van aankoop- en contractbeheer.

86 lokale besturen vulden de vragenlijst in. Elk van hen zal een rapport krijgen waarin het zijn individuele resultaten kan vergelijken met het gemiddelde antwoord. De algemene resultaten van de bevraging zullen worden opgenomen in een globaal rapport over de thema-audits rond aankoop- en contractbeheer.

Wat zijn globale rapporten?

Na een audit ontvangt het geauditeerde bestuur een individueel rapport. Daarnaast wordt na een reeks audits een globaal rapport opgesteld met aandachtspunten die voor alle lokale besturen en voor de beleidsmakers relevant kunnen zijn. Door de publicatie van globale rapporten met belangrijke vaststellingen over interne controle / organisatiebeheersing wil Audit Vlaanderen dus ook aan de lokale besturen waar geen audit plaatsvond informatie bieden op basis waarvan zij initiatieven kunnen nemen om hun interne controle / organisatiebeheersing te versterken.

Stand van zaken van de thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten

De eerste 3 pilootaudits voor de thema-audit Aankoop- en Contractbeheer van Leveringen en Diensten zijn ondertussen opgestart. Vanaf januari 2016 plant Audit Vlaanderen deze thema-audit in principe nog bij 17 lokale besturen uit te voeren. Het globale rapport voor deze thema-audit wordt eind 2016 of begin 2017 verwacht.

Stand van zaken van de thema-audit Aankoop en Opvolging van Werken

Ook de eerste pilootaudit voor de thema-audit Aankoop en Opvolging van Werken is reeds opgestart. Een tweede en derde pilootaudit voorziet Audit Vlaanderen in het voorjaar van 2016. Vanaf mei 2016 plant Audit Vlaanderen ook deze thema-audit nog bij 17 lokale besturen uit te voeren, zodat in totaal 20 lokale besturen geauditeerd zullen worden. Het globale rapport voor deze thema-audit wordt verwacht begin 2017.

De selectie van de lokale besturen die geauditeerd worden, gebeurt op basis van een specifieke risicoanalyse. Meer hierover in een van de volgende nieuwsbrieven.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. Detectie-audits bij de OCMW’s

Wat zijn detectie-audits?

Bij een detectie-audit analyseert Audit Vlaanderen op basis van een aantal risicofactoren grote hoeveelheden gegevens aan de hand van moderne monitoringmechanismen (datamining). Het is de bedoeling ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen aan de oppervlakte te brengen. Vervolgens wordt nagegaan of deze patronen verklaarbaar, dan wel symptomatisch zijn voor mogelijke fouten en/of onregelmatigheden binnen het onderzochte proces.

In 2014 onderzocht Audit Vlaanderen de wijze waarop een ernstig fraudegeval zich bij een bepaald OCMW heeft kunnen voordoen. Hieruit bleek dat diverse oorzaken aan de basis lagen van het specifieke fraudegeval. De belangrijkste oorzaak was evenwel dat de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit "begunstigdenbeheer" in de gehanteerde financiële softwaretoepassing niet benut werden, hoewel ze wel degelijk voorzien waren. Uit verder onderzoek (o.a. gesprekken met verschillende softwareleveranciers) kwam naar voren dat het risico om op een gelijkaardige wijze te frauderen bij andere OCMW’s, in mindere of meerdere mate, ook inherent aanwezig was.

Om alle OCMW's attent te maken op het risico van een mogelijk ontoereikende set-up van hun softwarepakketten, heeft Audit Vlaanderen alle OCMW-secretarissen via een mail daterend van 27 februari 2015 hiervan op de hoogte gesteld. In deze mail werd de gehanteerde fraudemethodiek uitgelegd en werd toegelicht waarom dit risico ook bij andere OCMW's inherent aanwezig is.

Audit Vlaanderen besliste om aansluitend detectie-audits uit te voeren bij 21 verschillende OCMW-besturen, verdeeld over Vlaanderen. De eerste reeks uitgevoerde detectie-audits bracht geen andere fraudegevallen aan het licht, maar bevestigde wel dat het risico op frauduleuze transacties (onrechtmatige betalingen) overal effectief aanwezig was. Bovendien bleek dat dit risico niet kon worden uitgesloten door de verschillende gradaties in beheersmaatregelen die werden aangetroffen. De voornaamste oorzaken van dit risico zijn:

  • het gebrek aan functiescheiding in de betrokken administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst;
  • het ontbreken van een unieke autorisatie in de set-up van het softwaresysteem voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens.

Tijdens deze detectie-audits stelde Audit Vlaanderen meermaals vast dat het rekeningnummer van de voorziene betaalopdracht in het financiële systeem nog kon worden gewijzigd vóór betaling, zonder een bijkomende controle op de rechtmatigheid ervan en zonder terugkoppeling hierover naar de sociale dienst.

En ... deze eerste reeks detectie-audits heeft verschillende onderwerpen voor volgende thema-audits opgeleverd.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. Globaal rapport met structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen
 

Eerste quote

In december 2015 verschijnt het eerste globale rapport over organisatie-audits in de lokale besturen. Hierin komen de belangrijkste structurele bevindingen over de organisatie-audits in 54 lokale besturen aan bod. Audit Vlaanderen stelde sterke punten vast, maar ook verbeterpunten. Het rapport focust op de vijf belangrijkste structurele verbeterpunten.

  1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter;
  2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan;
  3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers;
  4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan best meer projectmatig;
  5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd.
     
Tweede quote

De thema-audit Gemeentelijke Belastingen en Retributies

Tussen oktober 2014 en juni 2015 voerde Audit Vlaanderen de thema-audit Gemeentelijke Belastingen en Retributies uit. In 20 gemeentebesturen werd onderzocht in welke mate ze over de nodige beheersmaatregelen beschikken om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct te innen. Op die manier wordt immers het risico op verlies aan inkomsten beperkt en wordt een gelijke behandeling van belastingplichtigen gegarandeerd. Ook over deze thema-audit verschijnt binnenkort een globaal rapport met goede praktijken.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Goede praktijken vastgesteld door Audit Vlaanderen

Tijdens de audits stellen de auditoren, naast verbeterpunten, ook goede werkmethoden vast. Goede werkmethoden doorlopen bij Audit Vlaanderen een interne procedure. Mits de leidinggevende van de betrokken organisatie daarvoor toestemming verleent, worden de werkmethoden die reeds de interne procedure hebben doorstaan, online ter beschikking gesteld als goede praktijken. Het is de bedoeling dat deze goede praktijken inspiratie geven aan andere lokale besturen om hun interne controle / organisatiebeheersing verder te versterken. De webpagina met goede praktijken wordt regelmatig geactualiseerd: https://www.bestuurszaken.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing-

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wil je je inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van jouw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.