Lokale besturen: nieuwsbrief nr 4 (juni 2015)

  1. Organisatiebeheersing en de thema-audits

  2. Nieuwe thema-audits: samenwerking met belanghebbenden

  3. Bijsturing aanpak organisatie-audits

  4. Lessen uit audits

  5. Uitgevoerde audits op website Audit Vlaanderen

  6. Werving nieuwe auditoren

  7. Jaarverslag 2014

  8. Nieuws van partners
     

1. Organisatiebeheersing en de thema-audits

Sinds de oprichting van Audit Vlaanderen op 1 januari 2014 werden er bij 54 lokale besturen (gemeenten, OCMW's en AGB's) organisatie-audits uitgevoerd. Bij die organisatie-audits wordt de Leidraad Organisatiebeheersing als referentiekader gebruikt. 

Naast organisatie-audits voert  Audit Vlaanderen ook thema-audits uit. Ook thema-audits kaderen binnen de Leidraad Organisatiebeheersing, aangezien er telkens wordt ingezoomd op een deel van een thema daaruit. Zo verwijst de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies bijvoorbeeld rechtstreeks naar volgende doelstelling van het thema financieel management:

De organisatie zet in op het correct innen van haar mogelijke inkomsten en een degelijke financiering.

De nieuwe thema-audit, met de werktitel aankoop- en contractbeheer, refereert eveneens naar twee doelstellingen van het thema facilitaire middelen:

De organisatie stelt op een gesystematiseerde en wettelijke manier partners aan om opdrachten uit te voeren.

en: 

De organisatie gaat degelijk om met contracten en volgt opdrachten uitgevoerd door partners, grondig op.

De thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies focuste zich uitsluitend op het auditen van bovenstaande doelstelling uit het thema financieel management. Dat zal bij de thema-audit aankoop- en contractbeheer en alle toekomstige thema-audits niet meer het geval zijn: ook het systeem van interne controle of organisatiebeheersing zal geëvalueerd worden. Concreet wil dat zeggen dat bij elke thema-audit bijkomend zal worden onderzocht of er een kader is om aan interne controle/organisatiebeheersing te werken en of daarover periodiek aan het politieke niveau wordt gerapporteerd.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. Nieuwe thema-audits: samenwerking met belanghebbenden

Stuurgroep thema-audits

Audit Vlaanderen zal de komende jaren meer investeren in het uitvoeren van thema-audits in lokale besturen. Het is uiteraard de bedoeling dat de onderzochte thema’s relevant zijn. Enerzijds zal dit gebeuren door een eigen risicoanalyse vanuit Audit Vlaanderen. Anderzijds wil Audit Vlaanderen hierbij  in dialoog gaan met de verschillende belanghebbenden. Deze belanghebbenden zijn VVSG, VVP, ECG, VVOS, kabinet, ABB, en Vlofin. Audit Vlaanderen heeft dan ook een stuurgroep voor de thema-audits opgericht, waarin deze belanghebbenden vertegenwoordigd zijn. 

Momenteel werkt Audit Vlaanderen aan een nieuwe thema-audit. Deze audit draagt de werktitel aankoop- en contractbeheer. Het is de bedoeling dat de audits in het najaar van 2015 opgestart worden. De stuurgroep adviseert Audit Vlaanderen bij de bepaling van de juiste auditdoelstelling  en –reikwijdte enerzijds en over de wijze van selectie van de lokale besturen waar de thema-audit zal plaatsvinden anderzijds. 

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. Bijsturing aanpak organisatie-audits

Het is belangrijk om regelmatig processen te evalueren en zo nodig bij te sturen. Audit Vlaanderen past dit principe ook toe op haar eigen auditprocessen. Na de uitvoering van organisatie-audits bij 54 lokale besturen, werd de aanpak geëvalueerd. De evaluatie gebeurde onder meer op basis van de klantenbevraging die elke geauditeerde organisatie kon invullen en input van de auditoren zelf. Voor wie geauditeerd wordt, verandert er niet veel. De Leidraad Organisatiebeheersing blijft immers het referentiekader voor deze audits.

Wat verandert er dan wel? De structuur van het auditrapport wordt aangepast, zodat de auditbevindingen duidelijker worden weergegeven en het rapport vlotter leesbaar is. Daarnaast zullen de thema’s ICT en financieel management meer diepgaand worden onderzocht. 

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Lessen uit audits 

Audit Vlaanderen wil de organisatiebeheersing in de lokale besturen versterken. Dat gebeurt vanzelfsprekend voornamelijk door het uitvoeren van audits, maar ook door verschillende andere initiatieven.  Een belangrijk initiatief waar Audit Vlaanderen zich in dat kader op toelegt, is het opmaken van globale rapporten.

Op basis van de 54 uitgevoerde organisatie-audits zal een globaal rapport worden opgemaakt met de belangrijkste bevindingen die tijdens deze audits werden vastgesteld. Het geheel zal worden gestaafd met quotes uit de audits, waarvan u in dit artikel een voorproefje vindt. Het globaal rapport zal in het najaar 2015 worden gecommuniceerd.

quotes

Ook over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies zal een globaal rapport worden opgemaakt. De thema-audit werd in 20 lokale besturen uitgevoerd en het rapport zal dan ook algemene bevindingen over deze 20 audits bevatten. Het is immers de bedoeling dat ook de andere gemeentebesturen hier lessen uit kunnen trekken en hun werking m.b.t. dit thema kunnen optimaliseren. Dit globaal rapport zal eind 2015 beschikbaar zijn. 
quote

Audit Vlaanderen zet momenteel ook in op een reeks detectie-audits, waarbij een reeks betalingen die binnen de OCMW’s worden ingeleid vanuit de sociale dienst, onder de loep worden genomen. De audit loopt sinds begin 2015 en zal worden uitgevoerd bij 21 OCMW’s. Ook hierover zal eind 2015 een globaal rapport worden opgemaakt. 

De globale rapporten beogen niet enkel lessen aan te reiken voor lokale besturen, het is ook de bedoeling om relevante informatie op te leveren voor de beleidsmakers.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

5. Uitgevoerde audits op website Audit Vlaanderen

Sinds kort wordt het overzicht van de lokale besturen waar een organisatie-, thema- of detectie-audit plaats vond, gepubliceerd op de website van Audit Vlaanderen. U vindt dit overzicht hier terug. De lopende auditopdrachten en de forensische audits zijn niet opgenomen in deze lijst. De lijst wordt bijgewerkt na elke bespreking van de opdrachten op het auditcomité van de lokale besturen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

6. Werving nieuwe auditoren

Audit Vlaanderen werft 10 nieuwe auditoren aan. Wie voldoet aan de voorwaarden en graag audits wil uitvoeren bij de lokale besturen en bij de Vlaamse administratie, kan zich kandidaat stellen via deze link

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

7. Jaarverslag 2014

Op 1 januari 2015 blies Audit Vlaanderen zijn eerste kaarsje uit. Het agentschap blikt terug op een jaar waarin veel werk is verzet.

  • De eerste audits in de lokale besturen vonden plaats. 
  • Heel wat initiatieven werden genomen om de lokale besturen vertrouwd te maken met organisatiebeheersing / interne controle.
  • Bij de Vlaamse administratie werden in 2014 40 audits opgestart. 
  • Het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie vergaderden elk vijf keer.

In het eerste jaarverslag van Audit Vlaanderen leest u wat u wil weten over het eerste werkjaar van Audit Vlaanderen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

8. Nieuws van partners... 
 

Eindrapport "Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen van op de werkvloer bekeken"

Lokale en Vlaamse ambtenaren wisselen heel wat informatie uit met elkaar. Om de samenwerking tussen deze partijen te verbeteren, werd het onderzoek 'Administratieve interacties tussen de Vlaamse overheid en gemeentebesturen van op de werkvloer bekeken' uitgevoerd.
Het onderzoek gebeurde in samenwerking met de lokale besturen van Pittem, Aalter, Leuven en Gent en met steun van de Universiteit Gent en bevatte drie doelstellingen: inventariseren en beschrijven van de administratieve interacties, evalueren van de administratieve interacties en formuleren van concrete aanbevelingen die tot efficiëntiewinsten moeten leiden.
Op 23 oktober 2014 werd reeds inzage in de tussentijdse resultaten onder de titel ‘Efficiënter informatie uitwisselen’ gegeven. Intussen is het eindrapport beschikbaar. 

Het kennisnetwerk informatiemanagement van 19 mei 2015

Het kennisnetwerk Informatiemanagement is een doorgeefluik voor goede praktijken over informatiemanagement. Het komt ongeveer twee keer per jaar samen. Telkens wordt er rond een ander onderwerp gewerkt. Op 19 mei 2015 lag de focus op informatiebeheer en het verband met organisatiebeheersing en interne controle. Audit Vlaanderen gaf een toelichting over de link tussen de Leidraad Organisatiebeheersing en informatiebeheer. De focus lag op de mogelijke rol van informatiebeheer als onderdeel van een goede organisatiebeheersing en welke kansen dit biedt om informatiebeheer binnen ieders organisatie op de kaart te zetten. 

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar gepubliceerd wordt. Wil je je inschrijven voor deze nieuwsbrief, vul dan het inschrijvingsformulier in.

Ontvangt de secretaris van jouw bestuur de nieuwsbrief nog niet? Of kan deze informatie nuttig zijn voor een andere collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.