Lokale besturen: nieuwsbrief nr 3 (april 2015)

In deze derde nieuwsbrief is heel wat informatie terug te vinden. Eerst vindt u vier artikels over het strategisch niveau van Audit Vlaanderen. Ze zijn immers gerelateerd aan het auditcomité voor de lokale besturen. Daarna vindt u enkele artikels die de concrete stand van zaken van de audits in de lokale besturen toelichten. Vervolgens is te lezen wat OCMW’s kunnen leren naar aanleiding van de lessen uit een ernstig fraudegeval bij een OCMW. Ten slotte een woordje uitleg over de verdere evolutie van Audit Vlaanderen. Veel leesplezier!

  1. Het auditcomité van de lokale besturen
  2. Overleg met de kernministers
  3. De auditstrategie
  4. Hoe wordt Audit Vlaanderen gefinancierd?
  5. Stand van zaken organisatie-audits
  6. Stand van zaken thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
  7. OCMW’s: functiescheiding bij het gebruik van softwarepakketten
  8. De verdere evolutie van Audit Vlaanderen
     

1. Het auditcomité van de lokale besturen

Met ingang van 1 januari 2014 kan het agentschap Audit Vlaanderen zowel audits uitvoeren bij de Vlaamse overheid (al sinds 2001) als bij de lokale besturen (zie punt 8). Omwille van de uiteenlopende problematieken bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen enerzijds en de specifieke financieringswijze anderzijds (zie punt 4), gebeurt de aansturing van Audit Vlaanderen door twee auditcomités: één voor de Vlaamse overheid en één voor de lokale besturen.

Wat is de opdracht van de auditcomités?
De auditcomités garanderen de onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen. Ze staan in voor de aansturing en de opvolging van Audit Vlaanderen. Op basis van de werkzaamheden van Audit Vlaanderen geven ze advies aan de Vlaamse Regering (zie punt 2).

Het auditcomité voor de lokale besturen bestaat uit vier onafhankelijke leden, twee leden aangeduid door VVSG, een lid aangeduid door VVP en een vertegenwoordiger van Vlaams minister voor Binnenlands Bestuur, die de vergaderingen als waarnemer bijwoont.

Wie zetelt er in dit auditcomité van de lokale besturen?

  • Jean-Pierre Bostoen (onafhankelijk deskundige en voorzitter)
  • Diane Breesch (onafhankelijk deskundige)
  • Ingrid Loos (onafhankelijk deskundige)
  • Pierre Berger (onafhankelijk deskundige – nieuw sinds 6 maart 2015; hij vervangt Martine Verluyten)
  • Jan Leroy (op voordracht van VVSG)
  • Linda Vandekerkhove (op voordracht van VVSG)
  • Frank Smeets (op voordracht van VVP)
  • Filip Delos (vertegenwoordiger voor de minister van Binnenlands Bestuur als waarnemer – nieuw sinds 27 oktober 2014; hij vervangt Jeroen Windey)

Hier kan u meer informatie vinden over de auditcomités van Audit Vlaanderen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

2. Overleg met de kernministers

Op 11 februari 2015 vond het jaarlijks overleg tussen een afvaardiging van de twee auditcomités en de kernministers plaats. Dit overleg kadert binnen de adviesfunctie van de auditcomités aan de Vlaamse Regering. De kernministers van de Vlaamse Regering zijn: de minister-president, Geert Bourgeois en de viceministers-president, Hilde Crevits, Annemie Turtelboom en Liesbeth Homans. Tijdens dit overleg werden de audits die in 2014 plaatsvonden, toegelicht. Ook de auditstrategie van Audit Vlaanderen voor deze legislatuur en de geplande audits voor 2015 werden bekend gemaakt. Met dit overleg wordt de betrokkenheid van het politieke niveau met de strategie van Audit Vlaanderen en de opgeleverde resultaten versterkt, zonder de onafhankelijkheid van het agentschap in het gedrang te brengen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

3. De auditstrategie

Elke entiteit binnen de Vlaamse administratie werkt momenteel aan een ondernemingsplan dat de strategie voor de komende jaren bepaalt. Ook Audit Vlaanderen. Voor de audits binnen de lokale besturen heeft het auditcomité de volgende krijtlijnen vastgelegd:

  • Audit Vlaanderen wil in de periode 2014-2019 in elke gemeente en in elke provincie een audit uitvoeren. ‘Elke gemeente’ moet hier ruim geïnterpreteerd worden. Het kan gaan om één of verschillende organisaties binnen die gemeente (de gemeentelijke organisatie zelf, het OCMW of een verzelfstandigde entiteit). Een audit kan zowel een organisatie-audit of een thema-audit zijn.

    • Wat de organisatie-audits betreft (zie punt 5), kunnen vanaf 2016 lokale besturen aan bod komen waar geen enkele organisatie (gemeente, OCMW of AGB) BBC-piloot was.
    • In de toekomst zal ongeveer de helft van de auditcapaciteit besteed worden aan thema-audits (zie punt 6). Dit betekent dat Audit Vlaanderen ernaar streeft twee thema-audits per jaar uit te voeren. Naast de lopende thema-audit i.v.m. gemeentelijke belastingen en retributies zijn momenteel de voorbereidingen bezig voor een thema-audit met de werktitel “aankoop- en contractbeheer”.
  • In geval van aanwijzingen of een vermoeden van strafrechtelijke inbreuken zal Audit Vlaanderen ook in de toekomst forensische audits blijven uitvoeren.
  • Tot slot zal Audit Vlaanderen in de lokale besturen die beschikken over een eigen interne auditdienst en die werken volgens de standaarden van het Instituut voor Interne Auditoren, zich voornamelijk focussen op de evaluatie van de werking van deze auditdienst. Hiertoe moeten nog verdere afspraken worden gemaakt.
  • Audit Vlaanderen zal vanaf 2016 de realisatie van de aanbevelingen steekproefsgewijs opvolgen. Dit mag evenwel geen afbreuk doen aan de verantwoordelijkheid van het lokale politieke en administratieve niveau hierin.
  • Naast het ‘auditeren’ is ook ‘sensibiliseren’ rond organisatiebeheersing een belangrijke strategische doelstelling van Audit Vlaanderen. De komende periode zal er dan ook ingezet worden op de medewerking aan vormingen, het geven van presentaties, de verspreiding van goede praktijken, enz.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

4. Hoe wordt Audit Vlaanderen gefinancierd?

De financiering van de audits die Audit Vlaanderen uitvoert, is afhankelijk van het werkterrein. Enerzijds zijn er de audits bij de Vlaamse overheid, die volledig worden gefinancierd door de Vlaamse overheid. Anderzijds worden de audits bij de lokale besturen voor de helft gefinancierd door de Vlaamse overheid en voor de helft door een afhouding van het Gemeente- en het Provinciefonds. Audit Vlaanderen ontvangt voor dit jaar uit het Gemeentefonds een bedrag van 1,57 miljoen euro, wat neerkomt op zo’n 0,07% van dat fonds. Het gaat dus om een beperkte afhouding die verrekend is in de ramingen die de besturen van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur ontvangen. De afhouding gebeurt globaal (er is dus ook geen afhouding ‘per bestuur’ uit het gemeentefonds) en staat volledig los van het moment waarop een audit bij een lokaal bestuur plaatsvindt. Er volgt dus zeker geen factuur na een uitgevoerde auditopdracht. 

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

5. Stand van zaken organisatie-audits

Wat zijn organisatie-audits?
Bij organisatie-audits wordt nagegaan of een organisatie over de nodige sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te kunnen uitvoeren. De Leidraad Organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits.

De eerste organisatie-audits in lokale besturen zijn opgestart begin 2014. Het is de bedoeling om aan het einde van het eerste semester van 2015 de audits in zo’n 50 à 55 organisaties (gemeenten, OCMW’s en AGB’s) te hebben afgerond. De audits lopen relatief vlot en de geauditeerde organisaties geven aan met de resultaten aan de slag te gaan. Het doel is om in de tweede jaarhelft van 2015 een globaal rapport te presenteren met een eerste stand van zaken van de organisatiebeheersing in de lokale besturen in Vlaanderen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

6. Stand van zaken thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies

Wat zijn thema-audits?
Bij een thema-audit wordt een specifiek thema binnen een organisatie onderzocht. Het kan gaan om een thema gelinkt aan een kernproces (zoals de werking van de jeugddienst) of aan een van de management- of ondersteunende processen (bijvoorbeeld de aanwerving van medewerkers). Eenzelfde thema wordt min of meer gelijktijdig in meerdere organisaties onderzocht. Op basis van deze audits maakt Audit Vlaanderen een individueel auditrapport voor elke geauditeerde organisatie en een globaal rapport met aandachtspunten en aanbevelingen die voor alle entiteiten uit het audituniversum en voor de beleidsmakers relevant kunnen zijn.

In oktober 2014 is Audit Vlaanderen gestart met een thema-audit rond de gemeentelijke belastingen en retributies. De bedoeling van deze thema-audit is om in 20 gemeentebesturen te onderzoeken in welke mate de betrokken gemeenten over de nodige beheersmaatregelen beschikken om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct te innen. Op die manier wordt het risico op verlies aan inkomsten beperkt en wordt een gelijke behandeling van belastingplichtigen gegarandeerd.

Naast een rapport per gemeente, zal deze thema-audit ook resulteren in een globaal rapport. Hierin worden vaststellingen opgenomen die structureel in verschillende gemeenten aan bod kwamen. Ook kunnen in dit rapport aanbevelingen met betrekking tot aandachtspunten voor alle gemeenten, Vlaamse of federale regelgeving, ondersteuning of vorming, ICT-toepassingen… voorgesteld worden.

Op dit moment zijn 12 van de 20 audits in dit kader opgestart. Drie rapporten werden reeds aan het betrokken bestuur bezorgd. Nu al blijken een aantal gelijkaardige vaststellingen in diverse besturen terug te komen. Positief is dat er ook goede praktijken vastgesteld worden. In het globaal rapport zullen die toegelicht worden, zodat andere besturen hier inspiratie uit kunnen halen.

Tegen eind juni 2015 wil Audit Vlaanderen het terreinwerk van alle 20 audits afgerond hebben. Het globaal rapport zal vervolgens in de loop van het najaar van 2015 afgewerkt en verspreid worden. Daar zal nog de nodige communicatie rond gebeuren. Via deze nieuwsbrief houden wij u zeker verder op de hoogte!

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

7. OCMW’s: functiescheiding bij het gebruik van softwarepakketten

In 2014 deed Audit Vlaanderen onderzoek naar de wijze waarop een ernstig fraudegeval zich binnen een bepaald OCMW heeft kunnen voordoen.

Die audit heeft uitgewezen dat het specifieke fraudegeval o.a. mogelijk werd gemaakt door een ontoereikende set-up van het gebruikte softwarepakket. Verder onderzoek wees uit dat het bestaande risico m.b.t. de in het betrokken OCMW gehanteerde fraudemethodiek, in mindere of meerdere mate ook inherent aanwezig is bij de overige OCMW’s.

Om de aandacht te vestigen op dit risico, heeft Audit Vlaanderen alle OCMW-secretarissen in een brief hiervan op de hoogte gesteld. In deze brief werd de gehanteerde fraudemethodiek uitgelegd en werd toegelicht waarom dit risico ook bij andere OCMW’s inherent aanwezig is. Om de OCMW’s zo goed mogelijk bij te staan, heeft Audit Vlaanderen eveneens enkele suggesties aangereikt om het risico op deze vorm van fraude af te dekken.

In dit verband werd uitdrukkelijk verwezen naar de (vermoedelijke) aanwezigheid van een functionaliteit “begunstigdenbeheer” in de verschillende gebruikte financiële systemen, waarbij het advies werd gegeven om deze functie ook daadwerkelijk te activeren. Dit biedt de mogelijkheid om te komen tot een (noodzakelijke) functiescheiding, waardoor een unieke autorisatie en registratie voor de aanmaak/wijziging van begunstigdengegevens kan worden gegarandeerd.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

8. De verdere evolutie van Audit Vlaanderen

Op 1 januari 2015 vierde Audit Vlaanderen zijn eerste verjaardag. Op 1 januari 2014 ontstond Audit Vlaanderen immers door de integratie van het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) en de medewerkers van het project “externe audit in de lokale besturen”. In het eerste levensjaar werd al heel wat werk verzet. 18 auditoren werden geworven. In totaal zijn er ondertussen nu 36 auditoren. 44 audits in de lokale besturen werden opgestart. Van 19 audits was het rapport eind 2014 ook gefinaliseerd. In het jaarverslag van Audit Vlaanderen, dat binnenkort verschijnt, zal u meer kunnen lezen over de audits die in 2014 werden uitgevoerd.

Een vernieuwde organisatie met een uitgebreider werkterrein, heeft baat bij een nieuwe organisatiestructuur. Hieronder het nieuwe organigram van Audit Vlaanderen. 

Het organigram van Audit Vlaanderen.

> terug naar begin

 

Audit Vlaanderen

Nog niet ingeschreven voor de nieuwsbrief?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar zal gepubliceerd worden. Wil je je inschrijven voor deze nieuwsbrief, stuur dan een mailtje naar audit@vlaanderen.be.

Kan deze informatie nuttig zijn voor een collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door.