Lokale besturen: nieuwsbrief nr 2 (oktober 2014)

  1. De evolutie van Audit Vlaanderen
  2. Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies: wat moet u weten?
  3. Planning organisatie-audits 2014 en 2015
  4. Ondersteuning bij een zelfevaluatie: enkele partners
  5. Nog niet ingeschreven?

 

1. De evolutie van Audit Vlaanderen

Op 1 januari 2014 ging het agentschap Audit Vlaanderen van start. Het vroegere agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) werd hier integraal in opgenomen. Meteen werden nieuwe auditoren aangeworven, die elk met een meer ervaren collega-auditor van het vroegere IAVA zijn begonnen aan de eerste audits bij lokale besturen. Recent zijn hier nog eens negen auditoren bijgekomen. Hiermee komt Audit Vlaanderen op een totaal van 32 auditoren.

Voor alle auditoren is een opleidingstraject voorzien waar de kennismaking met de lokale besturen een belangrijk onderdeel van uitmaakt. Ook interne controle, risicomanagement, de Leidraad Organisatiebeheersing, interviewtechnieken en de BBC komen in het traject aan bod. In het bijzonder wordt de kennismaking met de lokale besturen geregeld via een stage, waarbij het de ambitie is om de interne werking van een lokaal bestuur beter te leren kennen.

In de vorige nieuwsbrief deed Audit Vlaanderen een oproep aan de lokale besturen om zich kandidaat te stellen voor deze stage. Bijna veertig lokale besturen hebben positief gereageerd. Hierbij wenst Audit Vlaanderen deze besturen te bedanken. Ondertussen zijn de stages al van start gegaan. Zowel voor de besturen als de auditoren die reeds een stage achter de rug hebben, is dit over het algemeen een verrijkende ervaring geweest.

In het verloop van deze nieuwsbrief krijgt u meer informatie over de lopende thema-audit, de planning van de organisatie-audits en informatie over partners die een ondersteunende rol kunnen opnemen bij het uitvoeren van een zelfevaluatie.

> terug naar begin

 

2. Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies: wat moet u weten?

  • Wat is een thema-audit?
    In het najaar van 2014 en de eerste helft van 2015 zal een thema-audit worden uitgevoerd. In een thema-audit wordt een specifiek thema of proces uitvoerig onderzocht bij meerdere besturen. Audit Vlaanderen levert bij deze aanpak een auditrapport op voor elk betrokken bestuur. Bovendien wordt op basis van de diverse bevindingen een globaal rapport opgemaakt. Dit globaal rapport zal zowel aandachtspunten of aanbevelingen bevatten die bruikbaar zijn voor lokale besturen die niet door de audit gevat werden, alsook aandachtspunten of aanbevelingen die beleidsmatig voor het politieke niveau relevant zijn. Audit Vlaanderen zal na afloop van deze thema-audit alle mogelijke communicatiemiddelen inzetten om deze informatie te delen. Op deze manier wil Audit Vlaanderen de impact voor alle belanghebbenden maximaliseren.
     

  • Waarom dit thema?
    Op basis van de inbreng van een aantal gemeentesecretarissen, financieel beheerders en koepelorganisaties heeft het Auditcomité Lokale Besturen het eerste thema gekozen: inkomende financiële stromen. Later is dit thema verder afgebakend tot gemeentelijke belastingen en retributies. Financieel goed georganiseerd zijn en zo weinig mogelijk middelen verliezen, is voor alle gemeentebesturen een belangrijke uitdaging. Door middel van deze thema-audit wil Audit Vlaanderen op dit vlak zijn ondersteunende rol opnemen.
     

  • Wat wordt er geaudit?
    Om een dergelijk breed thema hanteerbaar te maken, werden enkele concrete processen geselecteerd. Bij deze selectie lag de focus op processen waarop een bestuur zelf vat heeft én die een zeker risico kunnen inhouden voor de betrokken besturen. Ook het materieel belang en de frequentie van de processen, werden in beschouwing genomen.

    Op basis van voorgaande criteria is de thema-audit toegespitst op een aantal eigen gemeentelijke belastingen en retributies:

    • de belasting op drijfkracht, tweede verblijven, leegstand, verkrotting en onbebouwde percelen (activeringsheffing);
    • de retributies op de afgifte van administratieve documenten, de verkoop van huisvuilzakken en de verhuur van onroerende goederen (zalen/lokalen).

    Hierbij worden risico’s geauditeerd die veralgemeenbaar zijn naar andere inkomstenstromen. Voorbeelden zijn een correcte en volledige identificering van de belastingplichtigen, stockbeheer en fraudebestendigheid.
     

  • Waar wordt de thema-audit uitgevoerd?
    De thema-audit zal bij twintig gemeentebesturen uitgevoerd worden. De besturen zijn geselecteerd op basis van een risicoanalyse (zo werd er eerder gekeken naar besturen waar de geauditeerde inkomstenstromen een groot deel van de inkomsten uitmaken) en op basis van representativiteit qua inwonersaantal.
     

  • Wanneer vinden de audits plaats?
     
    In de komende maanden zal Audit Vlaanderen in samenwerking met een externe partner de thema-audit in de twintig geselecteerde besturen uitvoeren. Concreet wordt het auditprogramma in de loop van oktober 2014 in één bestuur uitgebreid getest. Vanaf november 2014 volgen stapsgewijs de overige 19 besturen. Audit Vlaanderen streeft ernaar om tegen de helft van 2015 alle audits afgerond te hebben en aansluitend een globaal rapport te kunnen presenteren. Het spreekt voor zich dat op dat moment veelvuldig over dit globaal rapport gecommuniceerd zal worden, zowel via deze nieuwsbrief als via andere kanalen. U hoort er dus zeker nog van!
     

  • Meer info?
    In het najaar 2014 geeft Audit Vlaanderen in elke provincie een toelichting over de thema-audit op de provinciale vergaderingen van Vlofin.

> terug naar begin

 

3. Planning organisatie-audits 2014 en 2015

Voorlopig investeert Audit Vlaanderen het grootste gedeelte van zijn capaciteit in organisatie-audits, met de Leidraad Organisatiebeheersing als referentiekader. Deze organisatie-audits vinden in eerste instantie plaats bij de BBC-piloten van 2011 en 2012.

Het regeerakkoord, dat deze zomervakantie is afgesloten, voorziet in een verdere versterking van de samenwerking tussen gemeenten en OCMW’s. Vanuit die optiek werd door het Auditcomité Lokale Besturen beslist om zoveel mogelijk audits op te starten in zowel gemeente als OCMW. Dit heeft concreet tot gevolg dat niet enkel de BBC-piloten van 2011 en 2012 komende periode geauditeerd zullen worden, ook gemeenten/OCMW’s die geen BBC-piloot waren kunnen geauditeerd worden, wanneer het OCMW/de gemeente wel piloot was. Afhankelijk van de evolutie van het budget en de strategie van het auditcomité zal zo mogelijk elk lokaal bestuur, waar een van de organisaties BBC-piloot is van 2011 of 2012, tegen eind 2015 geauditeerd zijn.

Met deze gewijzigde visie wil het auditcomité de partnerrol van Audit Vlaanderen meer in de verf zetten. Een planmatige aanpak van een sterkere samenwerking houdt meestal in dat men een stand van zaken opmaakt van de werking van diensten en vervolgens de beste praktijk behoudt. Het opmaken van de stand van zaken kan onder meer door het uitvoeren van een audit. Een audit van ‘het lokaal bestuur’ (en dus niet langer van enkel gemeente of enkel OCMW) laat toe de partnerrol van Audit Vlaanderen concreet in te vullen.

> terug naar begin
 

4. Ondersteuning bij een zelfevaluatie: enkele partners

Audit Vlaanderen wil de lokale besturen stimuleren om een zelfevaluatie organisatiebeheersing uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing, het VVSG-traject naar uitmuntendheid, CAF,…

Besturen voor wie het niet evident is om zelfstandig dergelijke oefening te doen, kunnen beroep doen op enkele partners:

  • Het departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid ontwikkelde een website waar de instrumenten die bij de Vlaamse overheid rond organisatiebeheersing ontwikkeld zijn, ook ter beschikking van de lokale besturen worden gesteld. De bedoeling is om op termijn goede praktijken, die tijdens auditopdrachten worden geïdentificeerd, hier ook op te plaatsen.
  • VVSG organiseert het traject: “Organisatiebeheersing en interne controle. Bent u klaar voor de externe audit?
  • Verschillende bestuursscholen organiseren trajecten om een groep besturen, onder begeleiding, op weg te helpen bij het uitvoeren van een eerste zelfevaluatie:
    • Oost-Vlaamse Bestuursacademie (OBAC)
    • Inovant
    • Provinciaal Instituut voor Vorming en Opleiding (PIVO)
    • School voor Bestuursrecht (SBR)

> terug naar begin

 

5. Nog niet ingeschreven?

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen de lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar zal gepubliceerd worden. Wil je je inschrijven voor deze nieuwsbrief, stuur dan een mailtje naar audit@vlaanderen.be.

Kan deze informatie nuttig zijn voor een collega of kennis? Stuur de nieuwsbrief dan zeker door!

De vorige nieuwsbrief gemist? Die kan je hier terugvinden.

> terug naar begin