Lokale besturen: nieuwsbrief nr 1 (juni 2014)

  1. Inschrijven nieuwsbrief Audit Vlaanderen
  2. Het nieuwe Audit Vlaanderen. Een woordje uitleg over het agentschap.
  3. De eerste audits van Audit Vlaanderen
  4. Is het nu interne controle of organisatiebeheersing?
  5. Een zelfevaluatie organisatiebeheersing. Hoe begin ik er aan?
  6. Lijkt een zelfevaluatie met de leidraad organisatiebeheersing alleen niet haalbaar: initiatieven ter ondersteuning bij een zelfevaluatie
  7. Oproep stageplaatsen nieuwe auditoren

 

1. Inschrijven nieuwsbrief Audit Vlaanderen

Het is belangrijk dat Audit Vlaanderen lokale besturen zo goed mogelijk informeert over zijn werking en wat er op vlak van de audits en organisatiebeheersing kan verwacht worden. Wie graag hierover op de hoogte blijft, kan zich inschrijven voor deze elektronische nieuwsbrief die vanaf 2015 drie à vier keer per jaar zal gepubliceerd worden. Wil je je inschrijven voor deze nieuwsbrief, stuur dan een mailtje naar audit@vlaanderen.be

> terug

 

2. Het nieuwe Audit Vlaanderen. Een woordje uitleg over het agentschap.

Op 1 januari 2014 startte het agentschap “Audit Vlaanderen”. Het agentschap doet audits bij de lokale besturen en bij de Vlaamse overheid. Het is een nieuw agentschap, maar er is toch al heel wat knowhow over audits, omdat het vroegere agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie er in is opgenomen.

Audit Vlaanderen wordt aangestuurd door 2 auditcomités, een voor de lokale besturen en een voor de Vlaamse Administratie. De auditcomités garanderen de onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen.

Omdat de bekwaamheid van de auditoren centraal staat, wordt er heel wat geïnvesteerd in de opleiding van de auditoren. De nieuwe auditoren gingen enkele weken op stage in een gemeentebestuur of OCMW en volgden een uitgebreid opleidingstraject met opleidingen over interne controle, risicomanagement, de Leidraad Organisatiebeheersing, interviewtechnieken, de BBC, …

Audit Vlaanderen voert organisatie-audits, thema-audits en forensische audits uit. Bij organisatie-audits gaan we na of een organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren immers de voorwaarden om de kernprocessen goed te laten werken. De Leidraad Organisatiebeheersing is voor de auditoren het referentiekader voor organisatie-audits. Bij thema-audits wordt een bepaald thema binnen de organisatie onderzocht. Het kan gaan om een kernproces (bv. de werking van de jeugddienst) of één van de management- of ondersteunende processen (bv. het aanwerven van medewerkers). De eerste thema-audit die Audit Vlaanderen zal uitvoeren bij de lokale besturen gaat over de inkomende financiële stromen. Op termijn kunnen er ook ‘interbestuurlijke thema-audits’ worden georganiseerd, waar processen worden geauditeerd die zich op verschillende niveaus afspelen (Vlaams- provincie- lokaal). Een forensische audit wordt opgestart als er vermoedens van fraude zijn. Vooraleer een forensische audit wordt opgestart, is er een vooronderzoek waarbij de betrouwbaarheid van de melding, de noodzaak en de hoogdringendheid van een audit eerst grondig onderzocht worden. Gemeente-, OCMW- en Provinciedecreet bieden bescherming aan klokkenluiders. Audit Vlaanderen tracht de identiteit van klokkenluiders maximaal te beschermen.

Momenteel werken er 27 auditoren bij Audit Vlaanderen. In het najaar komen er 12 nieuwe collega’s bij. Tegen eind 2014 zijn er dus een 39-tal auditoren.

Naast het auditen werkt Audit Vlaanderen in samenwerking met partners als ECG, VVOS, VVSG, de bestuursscholen, … ook initiatieven uit voor de uitbouw van organisatiebeheersing in het werkveld. Dit alles om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisaties zoals in onze missie is weergegeven.

> terug

 

3. De eerste audits van Audit Vlaanderen

In maart 2014 gingen de eerste organisatie-audits van start. Tijdens de organisatie-audits gebruiken de auditoren de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen als referentiekader. De auditoren gaan na in welke mate het lokale bestuur de doelstellingen rond organisatiebeheersing die in de Leidraad vermeld staan, bereikt. De focus ligt hierbij niet alleen op de verbeterpunten, ook de sterke punten komen aan bod, zodat het auditrapport een correct beeld van de organisatie geeft.

De eerste organisatie-audits vonden plaats bij de BBC-piloten van 2011 en 2012. Als een gemeente en een OCMW zoveel samenwerken, dat ze niet meer volledig van elkaar gescheiden kunnen worden, kan er tijdens of na de audit van een BBC-piloot ook een audit opgestart worden in het bijhorende gemeente- of OCMW-bestuur. Dit geldt ook voor autonome gemeentebedrijven en OCMW-verenigingen. Op deze manier worden de systemen of diensten van de organisatie die beide besturen delen slechts één keer onderzocht. Zowel voor de lokale besturen, als voor Audit Vlaanderen is dit een efficiëntere manier van werken.

Dit jaar staan een twintigtal organisatie-audits op de planning. 14 hiervan zijn momenteel al lopende of afgerond. Het gaat om de OCMW’s van Boutersem, Denderleeuw, Oosterzele, Stabroek en Zutendaal, de gemeente Zonnebeke en de gemeente Schelle en haar autonoom gemeentebedrijf. In De Pinte, Meerhout en Oostrozebeke lopen er audits bij zowel het gemeente- als het OCMW-bestuur. In de stad Geel auditeren we het stadsbestuur, het OCMW-bestuur en de 2 autonome gemeentebedrijven samen.

Ondanks een initiële bezorgdheid vanuit de lokale besturen, loopt de samenwerking tijdens de meeste audits vlot. Men kijkt op een positieve manier naar de audit en wil er graag uit leren.

> terug

 

4. Is het nu interne controle of organisatiebeheersing?

“Interne controle” is afgeleid van het Engelse “to control”. Het gaat echter niet over het controleren/inspecteren van een organisatie, maar over het beheersen ervan. Beheersen wil zeggen: in de hand hebben en er de nodige sturing aan geven. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen, en de dingen juist doen. Interne controle is dus iets waar elke organisatie, al dan niet bewust, dagelijks mee bezig is. Een beter woord voor interne controle is organisatiebeheersing.

> terug

 

5. Een zelfevaluatie organisatiebeheersing. Hoe begin ik er aan?

In het voortdurende streven naar beter, is het als organisatie goed om geregeld eens kritisch in een spiegel te kijken. Een zelfevaluatie organisatiebeheersing kan hiervoor een nuttig instrument zijn. Je detecteert hiermee immers verbeterpotentieel voor het geheel van de organisatie en het kan een manier zijn om te voldoen aan de wettelijke bepalingen rond interne controle van het Gemeente-, OCMW- en Provinciedecreet.

Een zelfevaluatie wordt uitgevoerd door een evaluatieteam met medewerkers uit de meest relevante deelwerkingen van de organisatie. Het is immers belangrijk dat er een organisatiebrede aanpak is. Hierdoor creëer je als organisatie ook bewustzijn, motivatie en betrokkenheid van de medewerkers in het verbetertraject dat uit de zelfevaluatie volgt.

Een belangrijke succesfactor is uiteraard een goede voorbereiding en planning. Je kiest vooraf het evaluatiemodel dat je haalbaar vindt (bv. de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen). Je kan dit evaluatiemodel als kader voorleggen aan de raad. Het is natuurlijk belangrijk dat alle deelnemers van het evaluatieteam kennismaken met het gekozen evaluatiemodel. Essentieel om al de medewerkers van de organisatie blijvend mee te krijgen is een duidelijke en heldere communicatie voor, tijdens en na de zelfevaluatie. Die kan dus best goed worden voorbereid.

Eenmaal de planning is uitgewerkt en de praktische organisatie is uitgevoerd, kan je beginnen aan de eigenlijke zelfevaluatie. Je komt op vastgelegde tijdstippen samen en bepaalt per thema uit dit evaluatiemodel de sterke punten, de verbeterpunten en mogelijke verbeteracties. Zorg hierbij voor een goede verslaggeving. Een hulpmiddel hiervoor is het werkboek dat bij de Leidraad Organisatiebeheersing hoort (link onderaan dit artikel).

Eenmaal alle thema’s zijn doorlopen kies je uit de lijst een aantal verbeteracties die je op korte en langere termijn wil realiseren. Eenmaal geselecteerd, stel je voor elk van deze acties een actieplan op en waak je over de realisatie van elk van deze acties. Ook dan blijft een goede communicatie naar alle medewerkers essentieel. Bij voorkeur rapporteer je elk jaar aan de raad over de realisatie van de verschillende acties.

Het werkboek dat je voor je verslaggeving kan gebruiken en waarin ook een stappenplan voor een zelfevaluatie is opgenomen, vind je: hier

> terug

 

6. Lijkt een zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing alleen niet haalbaar: initiatieven ter ondersteuning bij een zelfevaluatie

Heel wat besturen zetten al in op organisatiebeheersing door een zelfevaluatie uit te voeren. Knap! Audit Vlaanderen ondersteunt initiatieven om besturen aan te zetten om aan organisatiebeheersing te werken. De afgelopen maanden werd in de bestuursscholen van de vijf provincies de opleiding “externe audit en organisatiebeheersing” georganiseerd. Recent worden in de bestuursscholen trajecten aangeboden waarbij verschillende lokale besturen samen tijdens een zestal sessies, gespreid over een viertal maanden, van elkaar kunnen leren om een kwaliteitsvolle zelfevaluatie uit te voeren. Ook de VVSG organiseert hierover opleidingen in de vijf provincies.

Sommige lokale besturen willen hiervoor met een consultant aan de slag gaan. Omdat Audit Vlaanderen het belangrijk vindt dat ook de neuzen van de consultants in dezelfde richting staan, wordt er samen met ECG en VVOS een opleiding voor de consultants georganiseerd op 26 juni 2014. 

> terug

 

7. Oproep stageplaatsen nieuwe auditoren

Zoals eerder aangegeven vindt Audit Vlaanderen het belangrijk dat de auditoren de interne werking van de lokale besturen goed leren kennen. Voor de auditoren die stage liepen in een lokaal bestuur was dit een positieve ervaring. Door de lokale besturen werd deze stage gewaardeerd. In het najaar van 2014 verwelkomt Audit Vlaanderen 12 nieuwe collega’s. Via deze weg doen we een oproep naar kandidaat-besturen voor een stage. Geïnteresseerde besturen kunnen dit melden via audit@vlaanderen.be

> terug