Globaal rapport - thema-audit "Aankoop en Opvolging van Werken"

1506047_Globaal_rapport_TA_AOW_Pagina_01Lokale besturen besteden veel geld aan openbare werken zoals wegenwerken, de bouw of renovatie van gebouwen, … De impact van deze werken is voor de burger vaak duidelijk zichtbaar. Door de nood aan een uitgebreide opvolging van de uitvoering van werken hebben deze bovendien een andere eigenheid dan leveringen en diensten. Na de thema-audit aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten werd dan ook een thema-audit over het uitbestedingsproces van werken uitgevoerd bij twintig lokale besturen.

Uit de audits blijkt dat de geauditeerde besturen er globaal gezien wel in slagen om de meeste risico’s binnen het uitbestedingsproces van werken, te beheersen. Toch werden ook verschillende werkpunten vastgesteld die relevant zijn voor meerdere besturen:

Belangrijkste werkpunten die tijdens de audits naar voren kwamen:

  • De organisatie van het aankoopproces blijkt vaak onvoldoende beheerst te zijn. Onder meer op het vlak van:
    • het beheer van de rechten en toegangen tot software;
    • de correcte en/of duidelijke toewijzingen of delegatie van rollen en verantwoordelijkheden;
    • de correcte uitbesteding van kleine werken;
    • het bijna blindelings vertrouwen in ondersteunende software.
  • De opvolging en oplevering van uitbestede werken blijkt veelal ontoereikend te worden aangepakt. Onder meer bij:
    • de systematische, projectmatige aanpak van de opvolging van de uitvoering;
    • de samenwerking met en opvolging van externe partners (bv. studiebureaus, intercommunales, …).
  • Ook heel wat bevindingen uit voorgaande audits werden tijdens de audits bevestigd.

Deze thema-audit bracht bij de geauditeerde besturen ook een aantal goede praktijken aan het licht die andere lokale besturen een duwtje in de rug kunnen geven bij het uitbouwen van hun organisatiebeheersing m.b.t. de uitbesteding van werken.